Primeros pasos
Qué te van a preguntar tus proveedores
Las cinco dudas que llegan al mandar el primer aviso, con su respuesta.
La primera vez que mandas una petición te van a contestar preguntando, no entregando. Son siempre las mismas cinco dudas, y tenerlas respondidas de antemano evita que el proceso se atasque justo al empezar.
1. «¿Esto es de fiar?»
Es la pregunta correcta y hay que agradecerla. La respuesta honesta: que comprueben que el aviso viene de vosotros y que, si tienen dudas, os llamen al número que ya tenían — no al que venga en el correo. Esa desconfianza les protege también de los que sí van a intentar engañarles.
2. «¿Tengo que registrarme?»
No. Abren el enlace y suben sus archivos. Sin cuenta, sin contraseña y sin instalar nada. Es lo que más tranquiliza, y conviene decirlo en el propio correo antes de que lo pregunten.
3. «¿Me va a costar algo?»
Nunca. Ni entregar, ni firmar. El coste lo asumís vosotros, que sois quienes pedís.
4. «¿Quién va a ver mis documentos?»
Solo vosotros. No los ven otros proveedores, ni siquiera los que están en el mismo expediente. Si trabajáis con dos que compiten, esto es lo primero que hay que poder decir.
5. «¿Y esto tiene valor legal?»
Sí, y con más prueba detrás que el papel: queda registrado cuándo se abrió, cómo se comprobó la identidad y el momento exacto de la firma. En un papel firmado a mano, nadie apunta la hora.
Ten en cuenta
Enlázales el artículo del glosario que explica las palabras del aviso. Está en seis idiomas y resuelve la conversación sin que la tengas que tener tú.
Ojo con esto
Si alguien te contesta al correo en vez de usar el enlace, no es que desconfíe: es que no vio que había que pulsar. Un mensaje tuyo de dos líneas lo desatasca.
›¿Puedo mandarles algo por adelantado avisando?
Sí, y sube mucho la respuesta: un mensaje tuyo diciendo «te va a llegar esto» evita la mitad de las dudas.
›¿Y si se niegan a usarlo?
Casi siempre es desconocimiento. Una llamada resuelve más que tres correos.
›¿Funciona si solo tienen móvil?
Sí. La mayoría lo abre desde el móvil.
Un caso real
La situación
Una empresa manda su primera tanda y recibe ocho correos preguntando si es seguro.
Qué haces
- Responde con las cinco respuestas
- En los siguientes envíos las incluye de antemano y enlaza el glosario
Qué consigues
Las preguntas desaparecen y la entrega sube desde el segundo envío.
La situación
Un proveedor pequeño pregunta si tiene que registrarse en algo.
Qué haces
- Explica que se sube desde el enlace, sin cuenta ni contraseña
Qué consigues
El proveedor entrega el mismo día en lugar de esperar a preguntar por teléfono.
La situación
Un proveedor no sabe cuál de los documentos que le piden ya os mandó el año pasado.
Qué haces
- Le enseña qué falta exactamente y qué ya está
Qué consigues
Manda solo lo que falta y deja de reenviar cosas que ya teníais.
La situación
Alguien pregunta quién va a ver sus datos dentro de la empresa.
Qué haces
- Responde qué se comparte y con quién, y lo deja escrito en el aviso
Qué consigues
La duda se resuelve una vez y no vuelve en cada tanda.
La situación
Un proveedor dice que el enlace ha caducado.
Qué haces
- Le reenvía la petición desde el mismo expediente
Qué consigues
No hay que reconstruir nada ni volver a explicar qué se pedía.
La situación
Llegan las mismas cinco preguntas en cada envío.
Qué haces
- Incluye las respuestas en el propio aviso y enlaza el glosario
Qué consigues
El segundo envío genera la mitad de correos que el primero.
Este artículo responde a
- el proveedor pregunta si esto es seguro
- qué le digo a un cliente que desconfía del enlace
- tienen que registrarse mis proveedores
- cómo explico la firma electrónica a un proveedor