Primeros pasos
Traer lo que ya tenéis
Qué migrar del archivo antiguo y, sobre todo, qué no.
La pregunta llega el primer día: «¿y todo lo que ya tenemos?». La respuesta que funciona es incómoda pero cierta: casi nada. Migrar veinte años de archivo es un proyecto que rara vez se termina, y mientras dura no se está usando la herramienta para nada.
Qué traer, por orden
- 1
Lo que está vigente
Los seguros, certificados y contratos que valen ahora. Es lo que vais a consultar.
- 2
Lo que caduca pronto
Porque queréis que os avise, y para eso tiene que estar dentro.
- 3
Lo que os piden a menudo
Si alguien lo pide tres veces al mes, merece estar aquí.
- 4
El resto, cuando haga falta
Se sube el día que alguien lo busque. La mayoría no se busca nunca.
Lo que no conviene traer
- Documentos de gente que ya no está, si no hay obligación de conservarlos.
- Copias de documentos de identidad que no tenéis motivo para guardar.
- Versiones antiguas de las que ya tenéis la vigente, salvo que probaran algo.
- Todo el correo. El correo no es un archivo.
Importante
Una migración es el mejor momento para dejar de guardar lo que no deberíais tener. Si vais a mover cientos de documentos de identidad de candidatos de hace ocho años, la pregunta correcta no es cómo moverlos: es si conservarlos.
Ojo con esto
Traer el archivo sucio lo traslada, no lo ordena. Y encima ensucia las búsquedas justo cuando estáis aprendiendo a usarlas.
Ten en cuenta
Una regla que funciona: si en seis meses nadie lo ha buscado, no hacía falta traerlo. Empezar por lo vigente y dejar que la necesidad tire del resto acierta casi siempre.
›¿Y el papel?
Escanead lo que se consulte. Digitalizar el archivo entero rara vez se termina.
›¿Se pueden subir carpetas enteras?
Sí, con su estructura.
›¿Se leen los documentos antiguos al subirlos?
Sí, si tenéis la lectura activada para ese tipo.
Un caso real
La situación
Una empresa planea escanear doce años de archivo antes de empezar a usar nada.
Qué haces
- Sube solo la documentación vigente de sus 60 proveedores activos
- Deja el resto en su sitio
Qué consigues
Está trabajando en tres días en lugar de en tres meses, y a los seis meses solo ha hecho falta rescatar nueve documentos antiguos.
La situación
Se sube el archivo entero y encontrar algo resulta más difícil que antes.
Qué haces
- Sube solo lo vigente y lo que se consulta de verdad
- Deja el histórico donde está y localizable
Qué consigues
Lo que se busca a diario aparece sin ruido alrededor.
La situación
Nadie sabe qué documentos del archivo siguen en vigor.
Qué haces
- Registra la caducidad al subir cada documento
Qué consigues
El propio traslado deja el archivo revisado.
La situación
Se para el arranque hasta terminar de migrar.
Qué haces
- Empieza a trabajar con lo nuevo desde el primer día
- Sube lo antiguo solo cuando alguien lo necesita
Qué consigues
La migración deja de ser un requisito para empezar.
La situación
Los documentos antiguos se suben sin saber a qué proveedor pertenecen.
Qué haces
- Asocia cada documento a su expediente al subirlo
Qué consigues
Lo trasladado es utilizable y no un montón de ficheros.
La situación
Meses después hace falta un documento de los que no se migraron.
Qué haces
- Deja anotado dónde está el archivo histórico
Qué consigues
Rescatarlo es una consulta y no una búsqueda a ciegas.
Este artículo responde a
- migrar documentos de una carpeta compartida
- subir el archivo histórico
- digitalizar el archivo de papel
- empezar con los documentos que ya tengo