Tu espacio de trabajo
Cómo organizar carpetas y proyectos
La estructura que sigue funcionando dentro de dos años, y la que no.
Casi todo el mundo empieza organizando por año y acaba sin encontrar nada. La razón es simple: nadie busca «lo de 2025», se busca «lo de aquel proveedor».
Lo que funciona
| Si trabajáis por | Estructura |
|---|---|
| Clientes | Cliente → tipo de trabajo → documento |
| Obras o proyectos | Obra → subcontrata → documento |
| Áreas internas | Área → proceso → documento |
Lo que no funciona
- Por año: nadie pregunta por un año, y todo se parte en trozos arbitrarios.
- Por quién lo subió: esa persona se va y la carpeta se queda sin sentido.
- Cinco niveles de profundidad: se archiva mal porque nadie llega hasta el fondo.
Ten en cuenta
La fecha ya está en cada documento y se puede filtrar. No hace falta que sea también una carpeta.
Y aunque la estructura esté bien, buscar suele ser más rápido que navegar: el buscador mira dentro de los documentos, no solo en los nombres.
›¿Puedo cambiar la estructura después?
Sí, se mueven las carpetas sin perder nada.
›¿Un documento puede estar en dos sitios?
Sí, se enlaza sin duplicarlo, y no ocupa dos veces.
›¿Conviene una carpeta por año dentro del cliente?
Solo si tenéis muchísimo por cliente. Si no, estorba.
Un caso real
La situación
Una asesoría no encuentra los documentos de un cliente de hace dos años.
Qué haces
- Reorganiza de año → cliente a cliente → tipo de trabajo
Qué consigues
Cualquiera del equipo llega a lo de un cliente en dos clics, sin saber de qué año era.
La situación
Se crea una carpeta por cada documento.
Qué haces
- Usa la carpeta para agrupar y el proyecto para trabajar
Qué consigues
La estructura deja de crecer con cada archivo.
La situación
Nadie encuentra nada porque cada uno organiza a su manera.
Qué haces
- Acuerda una estructura y la aplica
Qué consigues
Cualquiera llega a lo mismo.
La situación
Se mezclan tres trabajos del mismo cliente.
Qué haces
- Cada trabajo es un proyecto
Qué consigues
Se puede cerrar uno sin tocar los otros.
La situación
La estructura se diseña entera antes de usarla.
Qué haces
- Empieza con lo mínimo y crece con el uso
Qué consigues
La estructura responde al trabajo real.
La situación
Hay carpetas que nadie abre desde hace un año.
Qué haces
- Revisa y archiva lo que no se usa
Qué consigues
La estructura sigue siendo legible.
Este artículo responde a
- cómo organizo los documentos por carpetas
- estructura de carpetas recomendada
- no encuentro los documentos
- por proyecto o por cliente