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Esto ya os lo mandé
Puede que sí y que aun así lo necesiten otra vez: casi siempre es porque caducó o porque va a otro expediente.
**Casi siempre hay una razón, y no es que se les haya perdido.** Las tres habituales: el que mandasteis ha caducado, esta petición es de otro expediente distinto, o quien pide no es la misma persona ni el mismo departamento que os lo pidió la otra vez.
Las cuatro razones, por frecuencia
| Qué pasa | Qué hacer |
|---|---|
| El anterior caducó | Mandar el vigente. Es el caso más común |
| Es para otro expediente | Mandarlo otra vez: no se copia solo entre expedientes |
| Lo pide otro departamento | Igual. Y decidlo, para que lo sepan |
| De verdad ya lo tienen vigente | Decidlo con fecha: «os lo mandé el 3 de marzo» |
Importante
**La respuesta que resuelve las cuatro es la misma frase: «os mandé este documento el día X, ¿sigue sirviendo o queréis uno nuevo?».** Con la fecha delante, quien pide sabe en dos segundos si lo suyo es un despiste, una caducidad o un expediente distinto. Sin la fecha, la conversación se convierte en dos personas afirmando cosas contrarias.
Lo que no conviene hacer
Ojo con esto
Hay un caso en que tenéis toda la razón y aun así conviene mandarlo: **cuando cada expediente vive por su cuenta**. Un documento que subisteis para el contrato de la nave no aparece solo en el expediente de la obra nueva, aunque sea el mismo papel y la misma empresa. No es que no os crean — es que ahí no está. Mandarlo cuesta un minuto; discutir por qué debería estar cuesta una semana.
›¿Tengo que volver a subirlo entero?
Normalmente sí, si es para otra petición. Un minuto frente a varios correos.
›¿Y si el que tienen sigue vigente?
Decidlo con la fecha. Ellos lo comprueban y cierran la petición.
›¿Puedo pedir que no me lo pidan más?
Podéis proponer que os avisen antes de que caduque. Suele aceptarse.
Un caso real
La situación
Os piden un certificado que mandasteis hace ocho meses y que caducó en junio.
Qué haces
- Contesta con la fecha del anterior y manda el vigente
Qué consigues
La petición se cierra en el día en vez de convertirse en tres correos.
La situación
El mismo cliente os pide el mismo papel para una obra distinta.
Qué haces
- Lo sube al expediente nuevo sin discutir que ya lo tiene en el otro
Qué consigues
Un minuto de trabajo en vez de una semana de conversación sobre por qué debería estar.
La situación
Se mandó hace un año y ha caducado.
Qué haces
- Comprueba la fecha del documento antes de discutir
Qué consigues
Se entiende por qué lo vuelven a pedir.
La situación
Se mandó a otro departamento del mismo cliente.
Qué haces
- Lo sube al expediente que lo pide
Qué consigues
Cada expediente tiene lo suyo.
La situación
Se mandó por correo y no consta.
Qué haces
- Lo sube por el enlace
Qué consigues
Queda registrado donde lo ven todos.
La situación
Se pide otra vez porque el documento cambió.
Qué haces
- Comprueba si hay una versión nueva
Qué consigues
Se manda la vigente y no la de entonces.
Este artículo responde a
- me piden un documento que ya envie
- por que me piden lo mismo otra vez
- ya os mande el certificado el ano pasado
- me vuelven a pedir la misma documentacion