Trackline

Empezar con Trackline

• Tu primer proceso, en media horaPara empezarPedirle papeles a alguien de verdad y ver el circuito entero funcionando.
• Cuándo no hace falta montar un procesoPara empezarMontarlo todo como proceso es el error del segundo mes. Hay peticiones que se resuelven con un mensaje.
• En qué se diferencia de un gestor documentalPara empezarUn gestor documental guarda lo que ya tenéis. Aquí el trabajo es conseguir lo que todavía no tenéis, y lo tiene alguien que no trabaja para vosotros.
• En qué se diferencia de un agente de IANivel medioUn agente escribe y persigue muy bien. Lo que no puede es hacer que el otro conteste, ni convertir una respuesta generada en un documento con valor.
• En qué se diferencia de un BPMNivel medioUn BPM modela lo que pasa dentro de vuestra empresa, con gente que os obedece. Aquí media parte del proceso está fuera y no os obedece.
• Qué es Trackline y cómo pedir documentos con élDiseñas el proceso una vez, lo ejecutas cuantas veces quieras y la plataforma persigue por ti.

Plantillas y documentos

• Que la IA monte el proceso por tiPara empezarDescribir lo que necesitas en una frase y salir con un borrador para corregir.
• Duplicar una plantillaNivel medioReutilizar un proceso que ya funciona sin tocar el original.
• Cinco errores al diseñar una plantillaNivel medioLos fallos que hacen que un proceso bien pensado no funcione en la práctica.
• ¿Una plantilla para todos o una por cliente?Nivel medioLa decisión que determina si dentro de un año tenéis tres plantillas o cuarenta.

Crear y configurar procesos

• Añadir algo a un expediente en marchaNivel medioPedir un documento que no habías previsto sin rehacer nada.
• Aprobar o rechazar lo que entreganNivel medioQue entreguen no significa que valga. Cómo se revisa sin frenarlo todo.
• Lanzar el mismo proceso a muchosNivel medioLa revisión anual de doscientos proveedores como una sola operación.
• Fases: cómo ordenar lo que pidesCuándo conviene partir un proceso en fases, cuándo no, y qué hace que una fase se abra sola.

Seguimiento y análisis

• Ver qué expedientes están paradosNivel medioLa vista que conviene mirar una vez por semana, y qué hacer con lo que sale.
• Descargar un expediente enteroNivel medioLlevarte todo lo de un proveedor o un caso de una vez, con sus fechas.
• Cerrar un expediente que no avanzaNivel medioCuándo dejar de insistir, cómo cerrarlo y por qué no conviene dejarlo abierto.
• Cuánto se tarda en cerrar un expedienteNivel medioLa cifra que avisa antes que ninguna otra, y cómo leerla sin engañarse.
• Qué hacer cuando alguien no respondeRecordatorios automáticos, cambio de canal y cuándo toca levantar el teléfono.

Usuarios y participantes externos

• Reenviar el enlace a alguienNivel medioQué hacer cuando dicen que no les ha llegado, en el orden que funciona.
• Cambiar de persona a mitad de un expedienteNivel medioEl interlocutor se va, cambia de puesto o se pone de baja, y el expediente sigue vivo con la mitad entregada.
• Un expediente con muchos participantesAvanzadoCuando en un mismo proceso intervienen ocho empresas y nadie sabe a quién le toca.
• Qué ve la persona a la que le pides el documentoEl otro lado del proceso: qué le llega, qué tiene que hacer y por qué no necesita cuenta.

• Me ha llegado un enlace, ¿es de fiar?Para empezarSí, si lo esperabais de esa empresa. Y hay tres comprobaciones de diez segundos que lo confirman sin llamar a nadie.
• No entiendo qué documento me pidenPara empezarPreguntadlo. Se tarda un minuto y evita mandar el papel equivocado, que es lo que de verdad retrasa todo.
• Esto ya os lo mandéPara empezarPuede que sí y que aun así lo necesiten otra vez: casi siempre es porque caducó o porque va a otro expediente.
• ¿Puedo mandarlo por correo en vez del enlace?Para empezarPodéis, pero llega peor: por el enlace entra solo en su sitio y por correo depende de que alguien lo mueva a mano.
• Esto no lo llevo yoPara empezarDecidlo y decid quién lo lleva. Reenviar sin avisar deja la petición a vuestro nombre y los recordatorios también.
• Tres clientes nos piden lo mismoNivel medioMontad vuestra carpeta una vez y responded desde ahí. El trabajo está en recopilar, no en subir.
• El proveedor que no usa el correoNivel medioExiste, es más común de lo que parece, y no se arregla insistiendo. Se arregla buscando quién de su lado sí lo usa.