Administración
Dar acceso a alguien de fuera
Vuestra asesoría, un auditor o un cliente que quiere mirar: acceso acotado y con fecha de fin.
Antes o después alguien de fuera necesita entrar: la gestoría, un auditor, el cliente que quiere ver su expediente, el abogado que lleva un asunto. La tentación es mandarle los ficheros por correo o darle una cuenta como la de cualquiera. Las dos opciones acaban mal.
Las tres formas, y cuándo usar cada una
| Forma | Cuándo | Qué deja |
|---|---|---|
| Mandar los ficheros | Un envío puntual y pequeño | Nada: fuera de aquí no hay control ni registro |
| Un acceso acotado y temporal | Asesoría, auditor, colaborador | Registro de qué vio y cuándo, y caducidad |
| El portal del destinatario | Un cliente o proveedor que solo ve lo suyo | Ve su parte sin entrar en la organización |
Importante
La tercera es la que más se pasa por alto. Un proveedor o un cliente no necesita una cuenta en vuestra organización para ver y firmar lo suyo: entra a su documento por su enlace y no ve nada más, sin que tengáis que administrar nada.
Si hace falta acceso de verdad
- 1
Con su propia cuenta, nunca una compartida
Si tres personas de la asesoría entran con la misma clave, el registro deja de valer.
- 2
Con el permiso más bajo que le sirva
Casi siempre es lectura. Empezar por ahí y ampliar si hace falta.
- 3
Acotado a lo suyo
Un auditor de calidad no tiene por qué ver nóminas ni facturación.
- 4
Y con fecha de revisión en el calendario
Los accesos externos se quedan puestos años. Poned vosotros el recordatorio.
Ojo con esto
El riesgo real no es que hagan algo indebido: es que el acceso siga vivo cuando la relación ya terminó. Revisad la lista de gente de fuera dos veces al año; casi siempre sobra alguien.
Cuando termina
Ten en cuenta
Todo lo que hace una persona de fuera queda en el registro de actividad igual que lo de cualquiera del equipo. Esa es la diferencia principal con mandarle los ficheros: podéis contestar a «¿quién vio esto?» un año después.
›¿Cuenta como miembro del equipo?
Ocupa plaza como cualquier usuario; lo que cambia es qué ve, no cómo entra.
›¿Puede descargar?
Según el permiso que le deis. Asumid que lo que se ve se puede copiar.
›¿Sirve para un cliente que quiere seguir su caso?
Para eso suele bastar el portal, sin darle cuenta.
Un caso real
La situación
Una empresa manda cada mes las facturas a su gestoría por correo.
Qué haces
- Le da acceso de lectura acotado a facturación con revisión anual
- Retira el acceso al cambiar de asesoría
Qué consigues
Deja de circular documentación por correo y queda registro de qué se consultó y cuándo.
La situación
Se da acceso completo a un externo puntual.
Qué haces
- Le da acceso solo a lo que necesita
Qué consigues
Ve lo suyo y nada más.
La situación
El externo termina y su acceso sigue activo.
Qué haces
- Retira el acceso al terminar
Qué consigues
El acceso refleja quién colabora hoy.
La situación
Se invita como usuario a quien solo aporta un papel.
Qué haces
- Le manda un enlace
Qué consigues
No se consume una licencia.
La situación
Nadie sabe qué externos tienen acceso.
Qué haces
- Consulta la lista de accesos externos
Qué consigues
La foto existe sin preguntar.
La situación
El externo pide más acceso del previsto.
Qué haces
- Amplía solo lo justificado
Qué consigues
El alcance sigue ajustado al trabajo.
Este artículo responde a
- dar acceso a mi asesoría
- acceso para un auditor externo
- compartir con alguien que no es del equipo
- invitar a alguien externo sin darle todo