Administración
Equipos: cuándo partir la organización
Partir antes de tiempo estorba; partir tarde deja a todo el mundo viéndolo todo.
Los equipos separan quién ve qué. Con cinco personas sobran; con cuarenta y tres áreas, hacen falta. La señal está en la respuesta a una pregunta: ¿hay algo que alguien no debería estar viendo?
| Situación | Equipos | Por qué |
|---|---|---|
| Menos de diez personas, todos hacen de todo | No | Separar dificulta compartir plantillas y contactos |
| Áreas con documentación sensible distinta | Sí | RRHH no tiene por qué ver compras, ni al revés |
| Varias obras o clientes con equipos propios | Sí, uno por obra o cliente | Y es lo que permite acotar el acceso de un auditor |
| Clientes que compiten entre sí | Obligatorio | No es comodidad: es información de terceros |
Importante
Si lleváis documentación de clientes que compiten, un equipo por cliente no es una preferencia organizativa. Un permiso amplio ahí expone información de un tercero que no lo ha autorizado.
Lo que se comparte igualmente
Ten en cuenta
Empezad sin equipos y añadidlos cuando alguien pregunte por qué ve algo. Es más fácil partir después que juntar lo que se partió de más.
›¿Puede alguien estar en dos equipos?
Sí, y es lo normal para quien coordina.
›¿Un administrador ve todos los equipos?
Sí. Por eso conviene que sean dos y no nueve.
›¿Se puede mover un expediente de equipo?
Sí, conservando su histórico.
Un caso real
La situación
Una asesoría con 25 personas lleva a dos clientes del mismo sector.
Qué haces
- Crea un equipo por cliente
- Acota los permisos de cada gestor
Qué consigues
Ningún gestor ve la documentación del cliente que compite con el suyo.
La situación
Todos ven todo y ya son cuarenta personas.
Qué haces
- Separa por equipos según el trabajo
Qué consigues
Cada uno ve lo suyo.
La situación
Se parte la organización y hay que duplicar plantillas.
Qué haces
- Valora si bastaba con permisos
Qué consigues
La estructura no se multiplica sin motivo.
La situación
Un equipo necesita ver lo de otro puntualmente.
Qué haces
- Da acceso al expediente concreto
Qué consigues
La excepción no rompe la separación.
La situación
Los informes hay que sumarlos a mano entre equipos.
Qué haces
- Consulta el conjunto desde arriba
Qué consigues
La foto global existe.
La situación
Se separa por precaución y ahora estorba.
Qué haces
- Revisa la decisión con datos de uso
Qué consigues
La estructura se ajusta a cómo se trabaja.
Este artículo responde a
- cuándo crear equipos
- separar el trabajo por departamentos
- todos ven todos los expedientes
- organizar equipos por obra o por área