Administración
Permisos que sobran
Los accesos crecen solos y nunca decrecen. Cómo recortarlos sin romper el trabajo de nadie.
Los permisos se conceden en un momento concreto por una razón concreta —un proyecto, una baja, una urgencia— y nadie los quita cuando esa razón desaparece. A los dos años, la mitad de la gente puede ver cosas que no necesita, y nadie recuerda por qué.
De dónde vienen los permisos que sobran
| Origen | Cuándo se dio | Por qué sigue |
|---|---|---|
| Una sustitución temporal | Durante una baja | Nadie lo quitó al volver |
| Un proyecto que terminó | Mientras duraba | El proyecto acabó, el acceso no |
| Un cambio de puesto | Al llegar al nuevo | Se sumó al anterior en vez de sustituirlo |
| «Por si acaso» | Al dar de alta | Nunca hubo una razón concreta |
Importante
La tercera fila es la que más crece y la más difícil de ver. Alguien que ha pasado por tres puestos acumula los permisos de los tres, y en el papel es un usuario normal: nadie mira que la suma no tiene sentido.
Cómo se revisa sin frenar a nadie
- 1
Una vez al año, con lista de quién ve qué
En una hora se detecta el 90 %, y da igual el mes mientras sea siempre el mismo.
- 2
Empezad por quien cambió de puesto o de área
Es donde está la acumulación.
- 3
Y por los accesos de gente de fuera
La asesoría anterior, el consultor del proyecto cerrado.
- 4
Quitad y esperad
Si alguien lo necesitaba, lo pedirá en una semana. Es más rápido que auditar caso por caso.
Ojo con esto
La cuarta parece brusca y es la más práctica, pero tiene una excepción: no la apliquéis a permisos de los que dependan procesos automáticos o integraciones. Ahí, quitar y esperar significa romper algo que nadie está mirando.
Lo que conviene mirar además de quién ve qué
El segundo punto es el que hace que una revisión anual sea suficiente o inútil: si tres personas pueden conceder accesos sin criterio, la lista volverá a crecer sola en seis meses.
Ten en cuenta
Menos permisos también significa respuestas más limpias del asistente y búsquedas con menos ruido: cada persona ve lo suyo, que casi siempre es lo que quería encontrar.
›¿Y si quito algo que hacía falta?
Se devuelve en un minuto. El coste de un permiso de más dura años.
›¿Conviene avisar antes de la revisión?
Sí, y reduce las quejas casi a cero.
›¿Cada cuánto es razonable?
Anual para todos; semestral para los accesos externos.
Un caso real
La situación
Una empresa descubre que un técnico que pasó por tres áreas lo ve casi todo.
Qué haces
- Revisa primero a quien cambió de puesto
- Quita lo que ya no corresponde y espera
Qué consigues
Nadie reclama nada y los permisos vuelven a corresponderse con lo que hace cada uno.
La situación
Hay permisos que nadie recuerda por qué se dieron.
Qué haces
- Revisa caso por caso con el responsable
Qué consigues
Lo que queda tiene motivo.
La situación
Alguien cambió de puesto y conserva lo anterior.
Qué haces
- Revisa los permisos al cambiar de puesto
Qué consigues
El acceso sigue al puesto.
La situación
Se dieron permisos amplios para un caso puntual.
Qué haces
- Los retira cuando el caso termina
Qué consigues
Lo temporal deja de ser permanente.
La situación
Nadie revisa desde hace años.
Qué haces
- Programa la revisión periódica
Qué consigues
El acceso refleja la organización de hoy.
La situación
La revisión se hace y no queda constancia.
Qué haces
- Registra qué se revisó y qué se cambió
Qué consigues
La revisión es demostrable.
Este artículo responde a
- revisar permisos de usuarios
- quitar accesos que ya no hacen falta
- principio de mínimo privilegio en la práctica
- demasiada gente ve demasiado