Administración
Quién debería poder borrar
El permiso que más se reparte sin pensarlo y el único cuyo error no se ve hasta que hace falta lo borrado.
Al montar los permisos, borrar suele ir en el mismo paquete que editar: si alguien puede trabajar con un expediente, puede quitar cosas de él. Parece razonable hasta que alguien limpia lo que cree que sobra y resulta que era la única copia de algo que tres meses después hace falta.
Qué conviene separar
| Acción | Quién debería poder | Por qué |
|---|---|---|
| Subir y corregir | Casi todo el equipo | Es el trabajo diario |
| Archivar o retirar de la vista | Quien trabaja con eso | Ordena sin destruir |
| Borrar de verdad | Muy poca gente | Es lo único irreversible |
| Borrar por petición de un tercero | Quien lleve esa responsabilidad | Tiene consecuencias fuera de la empresa |
Importante
La distinción entre las dos filas centrales es la que evita casi todos los sustos: **quitar algo de en medio y borrarlo no son la misma necesidad**. Cuando alguien dice «esto sobra», casi siempre quiere decir que le estorba en la lista, no que haya que destruirlo. Si esas dos acciones son la misma, un gesto de orden se lleva por delante una prueba — y el que lo hizo tenía razón en que estorbaba y ninguna intención de romper nada.
Lo que queda cuando algo se borra
Ojo con esto
El caso que conviene tener resuelto antes de que ocurra: **borrar a petición de una persona sobre sus datos no es lo mismo que borrar porque algo estorba**, y a menudo lo pide alguien de fuera con un plazo. Si esa capacidad está repartida entre todo el equipo, cualquiera puede atender esa petición mal —borrando de más, o borrando algo que había que conservar por otra obligación—. Es exactamente el tipo de decisión que se toma una vez con vuestro asesor y se deja en manos de una o dos personas.
Cómo dejarlo montado
- 1
Dar a casi todos archivar, y a casi nadie borrar
Cubre el 95 % de las veces que alguien quiere «quitar esto».
- 2
Nombrar a quién se le pide un borrado de verdad
Si hay que pedirlo, se piensa dos veces.
- 3
Revisar quién lo tiene una vez al año
Este permiso se hereda al cambiar de puesto y nadie lo retira.
- 4
Y mirar el registro de borrados de vez en cuando
Diez minutos que enseñan mucho sobre cómo se está usando.
Ten en cuenta
Qué debéis conservar y durante cuánto, y cómo se concilia con una petición de borrado de datos personales, depende de vuestra actividad y del marco que os aplique. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí se trata de que ese borrado no lo pueda ejecutar cualquiera sin querer.
›¿Se puede recuperar algo borrado?
Depende de cómo y cuándo: preguntad pronto, no dentro de un mes.
›¿Y si borran algo antes de que lo revisemos?
El registro dice quién y cuándo; el contenido, si no hay copia, no vuelve.
›¿Conviene avisar cuando alguien borra?
Sí, a los administradores: es de los pocos avisos que merecen la pena.
Un caso real
La situación
Alguien limpia un expediente y borra el único ejemplar de un certificado que estorbaba en la lista.
Qué haces
- Deja a todo el equipo archivar y reserva el borrado a dos personas
Qué consigues
Los gestos de orden dejan de poder destruir nada, y el que estorbaba se archiva igual.
La situación
Cualquiera puede borrar un documento.
Qué haces
- Limita el borrado a quien corresponda
Qué consigues
El borrado deja de ser accidental.
La situación
Se borra algo y nadie sabe quién fue.
Qué haces
- Consulta el registro de la acción
Qué consigues
El borrado tiene autor y fecha.
La situación
Se borra algo que había que conservar.
Qué haces
- Comprueba la política antes de borrar
Qué consigues
El borrado deja de ser una apuesta.
La situación
Se pide poder borrar para limpiar duplicados.
Qué haces
- Concede el permiso a quien revisa
Qué consigues
La limpieza se hace con criterio.
La situación
Un externo tiene permiso de borrado sin motivo.
Qué haces
- Revisa qué necesita de verdad
Qué consigues
El permiso se ajusta al trabajo.
Este artículo responde a
- quién puede borrar documentos
- alguien ha borrado algo por error
- permisos de borrado en el equipo
- se puede recuperar lo borrado