Alimentación
El que compra a cien pequeños productores
Vuestros proveedores no tienen departamento de calidad ni ganas de papeles. Y aun así, lo que vendáis se apoya en lo que ellos anoten.
Compráis a cien, a doscientos o a mil productores pequeños. Muchos son excelentes en lo suyo y **ninguno tiene una persona dedicada a mandaros papeles**. Vuestra posición agrega: lo de todos ellos entra por vuestra puerta y sale con vuestro nombre hacia clientes que sí tienen departamento de calidad y sí saben exactamente qué pedir.
La asimetría que define esta posición
| Aguas arriba | Vosotros | Aguas abajo |
|---|---|---|
| Cien proveedores pequeños | Un solo eslabón | Clientes grandes y exigentes |
| Sin estructura administrativa | Con la vuestra | Con la suya y con auditores |
| Mandan lo que pueden | Tenéis que completarlo | Piden todo y por escrito |
| **Piden que no compliquéis** | **Estáis en medio** | **Piden que no falte nada** |
Importante
**Pedir mucho y pedir claro son cosas distintas, y confundirlas es el error clásico de esta posición.** Un productor pequeño no deja de mandar los papeles porque no quiera: deja de mandarlos porque no sabe cuál de los cuatro que le pedisteis le falta, no encuentra el correo donde se lo explicabais y su temporada está en su peor semana. Una lista corta, concreta y con un sitio donde subirla cambia la tasa de respuesta más que cualquier insistencia.
Lo que funciona con proveedores sin estructura
- 1
Pedir poco y pedirlo siempre igual
La lista corta que se cumple vale más que la completa que se ignora.
- 2
Que subirlo sea más fácil que responder un correo
Si hay que registrarse en algo, no lo hará la mitad.
- 3
Recordar sin que lo haga una persona
Con cien proveedores, perseguir a mano es un puesto de trabajo.
- 4
Y ver de un vistazo quién está al día y quién no
Porque la decisión de comprar se toma antes de mirar la carpeta.
Ojo con esto
El momento en que esta posición se pone difícil es **la temporada**. Justo cuando entra el volumen, cuando hay que decidir rápido a quién se le compra y cuando vuestros proveedores están más ocupados, es cuando menos se mira la documentación y más se compra. Lo que se decida en esas seis semanas es lo que estará en vuestros lotes el resto del año. Llegar a la temporada con los proveedores ya al día es, en la práctica, todo el trabajo.
Ten en cuenta
Qué documentación debéis exigir a vuestros proveedores, qué controles corresponden a cada eslabón y qué obligaciones de trazabilidad aplican **depende del producto y del país, y lo concreta vuestro asesor o el organismo competente**. Aquí se explica lo operativo: cómo pedir a muchos a la vez y cómo saber, sin abrir nada, quién está listo para la temporada.
›¿Y si un proveedor no manda nada?
Es una decisión de compra, no administrativa. Lo importante es saberlo antes de comprarle.
›¿Puedo pedir menos a los más pequeños?
Lo que pidáis marca lo que podréis contar después. Eso lo decidís vosotros, sabiéndolo.
›¿Cómo lo hago sin dedicar una persona?
Que la petición y el recordatorio salgan solos. Con cien proveedores no hay otra.
Un caso real
La situación
Cien proveedores mandan sus papeles por correo cuando pueden.
Qué haces
- Pide documentos concretos con un sitio donde subirlos
Qué consigues
Lo que llega es comparable y no hay que ordenarlo.
La situación
Perseguir a los que faltan ocupa a una persona a jornada completa.
Qué haces
- Recuerda de forma automática hasta que el documento llega
Qué consigues
La persona se dedica a comprar y no a insistir.
La situación
Empieza la temporada y nadie sabe qué proveedores están al día.
Qué haces
- Muestra el estado de todos los proveedores a la vez
Qué consigues
Se compra sabiendo, y no se revisa después.
La situación
Un productor no sabe cuál de los cuatro documentos le falta.
Qué haces
- Le enseña su propia lista con lo que queda pendiente
Qué consigues
La respuesta llega sin una llamada explicándolo.
La situación
La documentación caduca sin que nadie lo note hasta la auditoría.
Qué haces
- Avisa de los vencimientos antes de que ocurran
Qué consigues
El proveedor renueva antes de que sea un problema.
La situación
Un cliente grande pide el expediente completo de un proveedor.
Qué haces
- Reúne todo lo de cada proveedor en un expediente
Qué consigues
Se entrega sin recomponer nada.
Este artículo responde a
- homologar proveedores pequenos sin estructura
- como pido documentacion a productores pequenos
- trazabilidad cuando compro a muchos proveedores
- mis proveedores no me mandan los papeles