Alimentación
Mayoristas: el eslabón que solo mueve
No fabricáis nada y aun así os piden documentación de todo, en las dos direcciones.
Un mayorista está en medio: compra a quien fabrica y vende a quien sirve o revende. No transforma nada, y precisamente por eso tiene un problema documental particular — le piden papeles de productos que no ha hecho, y se los piden por los dos lados.
Las dos direcciones
| Quién pide | Qué pide | De dónde sale |
|---|---|---|
| Vuestro cliente | Fichas, alérgenos, certificados del producto | Del fabricante, a través vuestro |
| Vuestro cliente | Vuestro propio registro y condiciones de almacenaje | De vosotros |
| Una inspección | De dónde vino cada lote y a quién fue | De vuestros propios registros de entrada y salida |
| Vuestro proveedor | A veces, a quién habéis vendido su producto | De vosotros, en una alerta |
Importante
La segunda fila es la que se olvida: además de trasladar lo del fabricante, tenéis documentación **propia** que os van a pedir — vuestro registro, cómo almacenáis y transportáis, y qué hacéis si se rompe la cadena de frío. Un mayorista que solo reenvía papeles de terceros tiene la mitad de lo que le van a exigir.
El error que más caro sale
Ojo con esto
Reenviar una ficha de producto **sin comprobar que sigue vigente**. Vosotros la recibisteis hace dos años, el fabricante la actualizó y a vuestro cliente le llega la antigua con vuestro correo delante. Si esa ficha ya no dice la verdad —un alérgeno distinto, otra composición—, el que se la mandó fuisteis vosotros. No os convierte en fabricantes, pero sí en responsables de haber distribuido información desactualizada.
Cómo se organiza sin volverse loco
- 1
Una ficha por referencia y proveedor, con su versión
Y sabiendo cuándo se actualizó por última vez.
- 2
Aviso cuando el fabricante mande una nueva
Y revisión de a qué clientes les mandasteis la anterior.
- 3
Entradas y salidas con lote
Es lo único que responde a «¿a quién fue este lote?» en una alerta.
- 4
Y vuestra documentación propia al día
Registro, temperaturas, limpieza, personal: lo que no viene del fabricante.
Cuando llega una alerta del fabricante
El orden importa porque el tiempo juega en contra: cada hora que pasa, ese producto está más cerca del consumidor final. Y quien tiene que avisar a vuestros clientes sois vosotros, no el fabricante — él no sabe a quién le vendisteis.
Ten en cuenta
Lo que debe conservar cada eslabón y durante cuánto depende del producto y del país, y se actualiza. **Confirmadlo con vuestro asesor o vuestra certificadora**; aquí se describe la mecánica de qué documentación se traslada y cuál es vuestra.
›¿Puedo entregar la ficha del fabricante tal cual?
Sí, si está vigente. Lo que no vale es reenviar la que tenéis guardada sin comprobar.
›¿Y si un cliente pide algo que el fabricante no da?
Pedidlo formalmente y guardad su respuesta: la negativa también os sitúa.
›¿Cuánto tiempo guardo los albaranes de salida?
Más que la vida útil del producto, con margen: son el hilo de la trazabilidad hacia delante.
Un caso real
La situación
Un distribuidor reenvía a un cliente la ficha que tenía archivada de hace dos años.
Qué haces
- Comprueba la versión con el fabricante antes de reenviar
- Revisa a qué clientes les mandó la anterior
Qué consigues
Detecta un alérgeno añadido y corrige antes de que llegue a la carta de un restaurante.
La situación
Un cliente pide documentación de algo que solo movisteis.
Qué haces
- Traslada la petición al fabricante y guarda la respuesta
Qué consigues
Se entrega lo que el fabricante declara.
La situación
La documentación llega del proveedor y se archiva por proveedor.
Qué haces
- La asocia también a la partida servida
Qué consigues
Se contesta por envío concreto.
La situación
Hay que avisar de una partida y no se sabe a quién fue.
Qué haces
- Registra qué salió y hacia quién
Qué consigues
Se avisa a los afectados.
La situación
Cada cliente pide en un formato distinto.
Qué haces
- Atiende desde un mismo expediente al día
Qué consigues
El trabajo de fondo se hace una vez.
La situación
Un proveedor deja de existir y falta su documentación.
Qué haces
- Conserva copia propia de lo recibido
Qué consigues
El cierre del proveedor no os deja sin nada.
Este artículo responde a
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