Alimentación
Retirar un producto del mercado
La retirada no se improvisa a las nueve de la noche de un viernes. Se ensaya antes, y lo que se ensaya es encontrar los papeles.
Un cliente llama y dice que algo no está bien. O es vuestro proveedor el que avisa de que un ingrediente que os sirvió tiene un problema. A partir de ese minuto, todo lo que decidáis dependerá de una sola cosa: **de lo rápido que podáis contestar a dónde fue cada lote**. Y eso no se decide esa noche; se decidió el día que montasteis el registro.
Retirada y recuperación
Retirar es sacar el producto de la cadena antes de que llegue a quien lo consume. Recuperar es ir a buscarlo cuando ya llegó. Cuanto peor sea la respuesta a «¿dónde está?», más cerca estáis de la segunda.
El reloj, hora a hora
| Momento | Lo que hay que poder decir | De dónde sale |
|---|---|---|
| Primera hora | Qué lote es y qué lleva dentro | Del registro de producción |
| Primeras horas | Cuánto se hizo y cuánto queda en casa | Del almacén |
| El mismo día | A quién se le mandó y en qué cantidad | De los albaranes |
| Enseguida | Qué más se hizo con el mismo ingrediente o la misma línea | Del enlace entre lotes |
| Después | Qué se hizo y por qué, con hora | Del expediente que estáis creando ahora |
Importante
La fila que hunde a la mayoría es la cuarta: **el alcance**. Con un registro pobre, la única respuesta honesta es «retiramos todo lo del mes», y eso multiplica el coste por veinte. Con un registro que enlaza el lote del ingrediente con los lotes de producto y estos con los clientes, la retirada se acota a lo que de verdad está afectado. Es literalmente la diferencia entre una tarde mala y un trimestre malo — y se juega meses antes, en cómo se apuntan los lotes.
El simulacro, que es lo único que prueba que funciona
- 1
Elegid un lote al azar de hace unos meses
Al azar y antiguo. El de ayer lo recuerda todo el mundo y no prueba nada.
- 2
Reconstruid hacia atrás: de qué se hizo
Ingredientes, proveedores y sus lotes.
- 3
Y hacia delante: a dónde fue
Clientes, cantidades y fechas de salida.
- 4
Cronometradlo y anotad dónde os atascasteis
El atasco es el hallazgo; el tiempo total es solo el titular.
Ojo con esto
Lo que más veces rompe un simulacro no es la trazabilidad: **es que la información está viva en sitios distintos y en formatos distintos**. Producción en una hoja de cálculo, albaranes en el ERP, el correo del proveedor en la bandeja de alguien que hoy libra. Cada salto entre sistemas es media hora, y en una retirada de verdad esas medias horas son producto que sigue avanzando hacia el consumidor. Por eso el objetivo no es «tener los datos», es tenerlos **en un sitio y a mano de más de una persona**.
Lo que hay que dejar escrito mientras pasa
Ten en cuenta
Cuándo hay obligación de informar a la autoridad, en qué plazo y por qué vía, y qué diferencia hay entre retirada y recuperación en vuestro caso concreto, lo determina la normativa alimentaria aplicable. **Eso lo concreta vuestro responsable de calidad o vuestro asesor, y conviene tenerlo escrito ANTES**; aquí se explica cómo llegar a esa llamada con las respuestas ya preparadas.
›¿Cada cuánto conviene hacer un simulacro?
Al menos una vez al año, y siempre que cambie un sistema o un proveedor grande.
›¿Y si el problema viene de mi proveedor?
El aviso es suyo, pero la retirada de VUESTRO producto es vuestra. Empezad por el alcance.
›¿Hay que avisar aunque no haya llegado a nadie?
Eso depende del caso y no se decide en caliente: tenedlo consultado de antes.
Un caso real
La situación
Un proveedor avisa de un problema en un ingrediente y no sabéis en qué productos se usó.
Qué haces
- Enlaza el lote del ingrediente con los lotes de producto en el registro de producción
Qué consigues
El alcance se acota a los lotes afectados en vez de retirar la producción de un mes.
La situación
El simulacro anual se atasca porque los albaranes están en el ERP y la producción en una hoja de cálculo.
Qué haces
- Junta los dos registros en el mismo expediente del lote
- Cronometra y anota dónde se atascó
Qué consigues
El siguiente simulacro baja de horas a minutos porque desaparecen los saltos entre sistemas.
La situación
Terminada la retirada, os piden explicar qué se hizo y a quién se avisó.
Qué haces
- Va anotando decisiones, avisos y respuestas con hora mientras ocurre
Qué consigues
El expediente se entrega completo sin reconstruir nada de memoria.
La situación
Hay que decidir a quién avisar y no consta qué salió.
Qué haces
- Registra qué lote fue a qué cliente
Qué consigues
Se avisa a los afectados y no a toda la cartera.
La situación
La retirada se ensaya solo cuando ocurre de verdad.
Qué haces
- Prueba una vez a localizar un lote al azar
Qué consigues
El tiempo real de respuesta se conoce antes.
La situación
Los documentos que hacen falta están en cuatro sitios.
Qué haces
- Los reúne en el expediente del lote
Qué consigues
La decisión se toma con todo delante.
Este artículo responde a
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