Casos de uso por funcionalidad
Controlar la formación del equipo
Lo que caduca aquí no es un documento de una empresa: es la habilitación de una persona para hacer su trabajo.
El control de caducidades se suele montar para documentos de proveedores. Y luego resulta que lo que más se pide en una inspección o tras un incidente no es el seguro de una empresa: es si esa persona concreta estaba habilitada para lo que estaba haciendo ese día.
Por qué se controla peor que lo demás
| Documento de proveedor | Formación de una persona |
|---|---|
| Uno por empresa | Uno por persona y por materia |
| Caduca en una fecha clara | Depende de cuándo la hizo cada uno |
| Lo pide quien lleva compras | No lo pide nadie hasta que hace falta |
| Si falta, se reclama | Si falta, esa persona no debería estar haciendo eso |
Importante
La última fila es la diferencia real. Un seguro caducado se resuelve pidiéndolo; una formación caducada **no se resuelve con una llamada**: hay que formar de nuevo, y hasta entonces esa persona no debería estar en ese puesto. Por eso aquí el margen de aviso no es una comodidad — tiene que ser suficiente para organizar un curso, no para mandar un correo.
Lo que conviene tener por persona
- 1
Qué necesita para su puesto, escrito
Si no está escrito, cada responsable exige lo que cree y nadie puede comprobar nada.
- 2
Qué tiene y desde cuándo
Con el certificado, no con una anotación de que lo hizo.
- 3
Cuándo caduca y quién lo organiza
Con nombre: «recursos humanos» no organiza cursos, lo hace una persona.
- 4
Y qué pasa mientras no lo tenga
Es la decisión incómoda, y es mejor tomarla en frío.
Ojo con esto
El caso que descoloca es el de quien cambia de puesto dentro de la empresa. Nadie le da de alta ni de baja: sigue siendo el mismo empleado, con las mismas formaciones que tenía — que eran las de su puesto anterior. **Un cambio interno no dispara ninguna revisión y es exactamente cuando alguien empieza a hacer algo para lo que no está formado**, con total buena fe por las dos partes.
Lo que hay que poder enseñar
La primera es la que se revisa siempre y la que falla por semanas: se hizo el curso, el certificado llegó más tarde y en medio hubo trabajo. La fecha que cuenta es la de la formación, y por eso conviene registrar también cuándo se hizo, no solo cuándo llegó el papel.
Ten en cuenta
Vale igual para carnets, habilitaciones y autorizaciones internas: conducir una carretilla, manipular alimentos, trabajar en altura, acceder a una zona restringida. La mecánica es la misma; cambia quién lo exige.
›¿Y la formación que da la propia empresa?
Cuenta igual, y hay que registrarla igual: quién la dio, a quién y cuándo.
›¿Puede el trabajador aportar su propio certificado?
Sí, por su enlace, y así llega antes y queda en su expediente.
›¿Hay que guardarlo cuando la persona se va?
Durante el periodo que corresponda: acredita lo que hizo mientras estuvo.
Un caso real
La situación
Un operario cambia de puesto dentro de la empresa y empieza a manejar una máquina nueva.
Qué haces
- El cambio de puesto dispara la revisión de qué formación exige el nuevo puesto
Qué consigues
Se detecta que le falta una habilitación antes de que la use, y no después de un incidente.
La situación
Un técnico se queda en la puerta de un cliente porque su formación caducó hace un mes.
Qué haces
- Registra la formación de cada persona con su vigencia
- Avisa con la antelación que necesita la renovación
- Comprueba por persona antes de asignarla a un servicio
Qué consigues
La renovación se hace antes de que afecte al cuadrante, no en la puerta del cliente.
La situación
Entra alguien nuevo y empieza sin la formación hecha.
Qué haces
- Comprueba qué falta antes de asignarle trabajo
Qué consigues
El alta se resuelve antes del primer servicio.
La situación
Un cliente pide acreditar la formación del equipo que entra.
Qué haces
- Consulta el expediente de cada persona
Qué consigues
La entrega se prepara en minutos.
La situación
La formación se hace y el certificado se queda en papel.
Qué haces
- Lo captura y asocia a la persona
Qué consigues
El papel deja de ser el único ejemplar.
La situación
Todas las formaciones vencen el mismo mes.
Qué haces
- Avisa con antelación suficiente para repartirlas
Qué consigues
El calendario se distribuye.
Este artículo responde a
- control de formación de los trabajadores
- matriz de formación y caducidades
- acreditar que alguien está formado
- carnets y habilitaciones del equipo