Casos de uso por funcionalidad
Pedir, firmar, certificar, controlar caducidades: cada capacidad con sus casos.
- ¿Es obligatorio controlar la documentación de terceros?Para empezarLa respuesta corta es «depende», y de qué depende sí se puede explicar.
- ¿Merece la pena digitalizar esto?Para empezarCuatro preguntas que dicen si un proceso concreto gana algo, o si está bien como está.
- Dar de alta a un cliente nuevoPara empezarSe documenta con detalle la entrada de un proveedor y casi nada la de quien os paga.
- Sustituir un formulario de papelPara empezarEl parte, la hoja de control, la ficha de recepción. Pasarlos a digital es fácil; lo difícil es no perder lo que sí hacían.
- Homologar proveedores con vuestros criteriosNivel medioQue «apto» signifique lo mismo lo decida quien lo decida.
- La renovación anual de todos a la vezNivel medioDoscientos proveedores que renuevan en enero. Cómo se hace sin dedicarle el mes.
- El expediente de una máquinaNivel medioUn equipo, una vida útil larga y todo lo que hay que poder enseñar sobre él.
- Dar de baja a un proveedorNivel medioSe documenta mucho la entrada y casi nada la salida, que es donde quedan los cabos sueltos.
- Controlar la formación del equipoNivel medioLo que caduca aquí no es un documento de una empresa: es la habilitación de una persona para hacer su trabajo.
- Controlar los seguros de todo el mundoNivel medioLos vuestros, los de vuestros proveedores y los de quien entra a trabajar. Y un matiz que casi nadie comprueba.
- Cuando se va alguien del equipoNivel medioEl acceso se corta en un minuto. Lo que llevaba esa persona tarda tres semanas en aparecer, y aparece mal.
- Controlar caducidades sin acordarte túNivel medioQue el sistema avise antes de que caduque, en vez de descubrirlo en una inspección.
- Prepararse para una auditoríaNivel medioQue la semana de antes no sea una carrera buscando papeles.
- Mandar lo mismo a mucha genteNivel medioCuarenta anexos o trescientas peticiones sin hacerlo de uno en uno.
- Dejar de perseguir a la genteNivel medioLo que hace que un tercero entregue sin que tengas que llamarle tres veces.
- Dar de alta a un proveedor nuevoNivel medioDe «lo hemos elegido» a «puede facturar» sin veinte correos de por medio.
- Dar de alta a un empleado nuevoNivel medioContrato, documentación y formación del primer día, sin carpetas de papel.
- Responder a una reclamaciónNivel medioReunir en una tarde lo que prueba tu versión, con sus fechas.
- Heredar lo que montó otroAvanzadoEntras a un puesto y te encuentras procesos, expedientes y criterios que no escribiste.
- Controlar lo que caducaLa funcionalidad que más problemas evita: saber qué vence antes de que venza.