Casos de uso por funcionalidad
Controlar lo que caduca
La funcionalidad que más problemas evita: saber qué vence antes de que venza.
Casi todos los hallazgos de auditoría sobre documentación no son documentos que falten: son documentos que estaban y caducaron. El expediente parece completo, nadie mira las fechas, y el problema aparece el día que alguien las mira por ti.
Qué caduca en la práctica
| Documento | Vigencia típica | Qué pasa si vence |
|---|---|---|
| Certificado de estar al corriente | Meses | Responsabilidad solidaria al pagar a ese proveedor |
| Seguro de responsabilidad civil | Un año | Un siniestro sin cobertura y sin quien responda |
| Formación en prevención | Según el tipo | El trabajador no debería acceder a la obra |
| Certificación de norma | Un año | Hallazgo directo en la auditoría del cliente |
| Reconocimiento médico | Un año | Incumplimiento en una inspección de trabajo |
Cómo se monta
- 1
Marca qué documentos llevan vencimiento
No todos: un DNI o unas escrituras no necesitan este control y añaden ruido.
- 2
Decide el margen de aviso
Suficiente para que dé tiempo a conseguir el nuevo. Para un certificado que tarda dos semanas en emitirse, avisar tres días antes no sirve de nada.
- 3
Deja que la renovación se pida sola
Cuando salta el aviso, se relanza la petición de ese documento concreto. No hay que rehacer el alta entera.
Ojo con esto
El error más caro es poner el aviso demasiado justo. El margen tiene que cubrir lo que tarda el tercero en conseguir el papel, no lo que tardas tú en pedirlo.
Preguntas frecuentes
›¿La fecha hay que teclearla a mano?
Se puede pedir como dato, y en muchos documentos la lectura automática la saca del propio certificado, que es más fiable que teclearla.
›¿A quién le llega el aviso?
A quien tú decidas dentro de tu equipo. La petición de renovación sí va al tercero.
›¿Qué pasa con el documento vencido?
Se queda en el histórico con su fecha. Es lo correcto: demuestra qué estaba vigente en cada momento.
›¿Puedo ver de un vistazo todo lo que vence este mes?
Sí, filtrando por vencimiento. Es la vista que conviene mirar una vez por semana.
Un caso real
La situación
Una empresa descubre en una auditoría que cuatro proveedores críticos tenían el certificado vencido desde hacía meses.
Qué haces
- Marca vencimiento en los certificados de todos los proveedores críticos
- Pone el aviso a 45 días, que es lo que tardan en conseguirlo
- Deja que la renovación se pida sola
Qué consigues
El año siguiente la auditoría no encuentra ni uno vencido, y nadie ha tenido que llevar un calendario.
La situación
Una empresa con sesenta proveedores descubre en una inspección tres seguros vencidos hace meses.
Qué haces
- Registra la fecha de vigencia al aprobar cada documento
- Deja que el aviso salga con la antelación que necesita la renovación
- Consulta una vez por semana lo que vence en los treinta días siguientes
Qué consigues
Los vencimientos dejan de descubrirse en una visita y pasan a resolverse con semanas de margen.
La situación
El aviso salta con dos días y la renovación tarda dos semanas.
Qué haces
- Ajusta la antelación al tiempo real del trámite
- Suma el tiempo que tarda el tercero en contestar
Qué consigues
El aviso llega cuando todavía se puede actuar.
La situación
Los avisos caen en agosto y no los lee nadie.
Qué haces
- Adelanta los que vencen en periodos de vacaciones
Qué consigues
Las renovaciones se hacen antes de que no haya nadie.
La situación
El aviso llega a alguien que ya no trabaja allí.
Qué haces
- Revisa a quién van dirigidos los avisos
Qué consigues
El aviso llega a quien puede hacer algo.
La situación
Se renueva el documento y el aviso sigue en rojo.
Qué haces
- Comprueba la fecha registrada del documento nuevo
Qué consigues
El aviso se apaga porque el dato refleja el papel.
Este artículo responde a
- controlar documentos que caducan
- avisos de vencimiento de certificados
- cómo saber qué documentación está a punto de caducar
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- alertas de caducidad de seguros y formaciones