Casos de uso por funcionalidad
El expediente de una máquina
Un equipo, una vida útil larga y todo lo que hay que poder enseñar sobre él.
Una máquina, un vehículo, un equipo de elevación o una instalación tienen algo en común con una persona: acumulan documentación a lo largo de años, y esa documentación se pide siempre por el equipo, nunca por la fecha en que llegó el papel.
Qué contiene el expediente de un equipo
| Bloque | Qué incluye | Caduca |
|---|---|---|
| Origen | Factura, declaración de conformidad, manual | No |
| Habilitación | Revisiones obligatorias, inspecciones | Sí, y es lo que más pesa |
| Mantenimiento | Preventivos, correctivos, repuestos montados | No, pero se acumula |
| Uso | Quién está autorizado a manejarlo y su formación | Sí |
Importante
Los bloques segundo y cuarto son los que generan sanciones: un equipo sin revisión vigente o manejado por alguien sin la formación acreditada. Los otros dos generan pérdidas más silenciosas, como no poder reclamar en garantía.
Lo que hace que funcione
- 1
Un expediente por equipo, identificado como en planta
Con el mismo número o nombre que usa la gente, no un código nuevo.
- 2
Todo lo que se hace sobre él, dentro
Incluidas las intervenciones de terceros, que son las que se pierden.
- 3
Los vencimientos con aviso y responsable
Cada revisión obligatoria con su fecha y quién la organiza.
- 4
Y la lista de personas autorizadas, viva
Con su formación; si alguien deja de estar al día, deja de estar autorizado.
Ojo con esto
El error más frecuente es archivar por proveedor de mantenimiento en lugar de por equipo. Funciona mientras el proveedor sea el mismo; el día que cambia, el histórico de la máquina queda partido en dos y ninguna de las dos partes cuenta la historia completa.
Para qué sirve además de cumplir
Ten en cuenta
El mismo esquema vale para vehículos de flota, equipos médicos, instalaciones de frío y equipos a presión. Cambia qué revisiones son obligatorias; no cambia que el expediente es del equipo y le acompaña toda su vida.
›¿Y si el equipo se traslada de centro?
El expediente viaja con él; es del equipo, no del centro.
›¿Hay que meter el histórico antiguo?
Lo que exista y sea relevante. A partir de hoy, todo.
›¿Sirve para maquinaria alquilada?
Sí, y conviene: os van a pedir su documentación aunque no sea vuestra.
Un caso real
La situación
Una planta archiva el mantenimiento por proveedor y cambia de empresa de mantenimiento.
Qué haces
- Reorganiza por equipo, con el identificador que usa la gente
- Enlaza vencimientos y autorizados
Qué consigues
El historial de cada máquina queda completo y las revisiones dejan de caducar sin que nadie avise.
La situación
Una máquina lleva quince años en planta y su documentación está en tres cajones y un correo.
Qué haces
- Reúne manual, certificados y revisiones en un expediente
- Registra las revisiones que tocan por calendario
- Anota qué componentes se han sustituido y cuándo
Qué consigues
Ante una avería o una inspección, la historia de la máquina se lee en un sitio.
La situación
Se repara un equipo que estaba en garantía.
Qué haces
- Registra qué garantías siguen vivas
Qué consigues
El coste evitable se evita.
La situación
Se sustituye un componente y la documentación sigue describiendo el anterior.
Qué haces
- Actualiza el expediente con cada cambio
Qué consigues
El papel describe lo que hay instalado.
La situación
La máquina se vende y su documentación se queda.
Qué haces
- Entrega el expediente con la máquina
Qué consigues
El comprador recibe lo que la ampara.
La situación
Las revisiones se recuerdan de memoria.
Qué haces
- Registra cada vencimiento con aviso
Qué consigues
El calendario deja de depender de acordarse.
Este artículo responde a
- documentación de una máquina
- historial de mantenimiento de un equipo
- certificados de revisión de maquinaria
- expediente de equipo industrial