Casos de uso por funcionalidad
¿Es obligatorio controlar la documentación de terceros?
La respuesta corta es «depende», y de qué depende sí se puede explicar.
La pregunta llega casi siempre con un susto detrás: una inspección, una reclamación, o alguien que ha leído algo. La respuesta honesta es que depende de tres cosas, y las tres se pueden mirar en cinco minutos.
De qué depende
| Factor | Qué mirar |
|---|---|
| Vuestra actividad | Hay sectores donde comprobar a terceros es una obligación expresa: obra, alimentación, transporte, entre otros |
| La relación | Que alguien trabaje en vuestras instalaciones cambia las cosas respecto a que solo os venda |
| Vuestros contratos | Muchas obligaciones no vienen de una ley: vienen de lo que firmasteis con un cliente grande |
Importante
Este artículo no es asesoramiento jurídico y no puede decirte si tu caso concreto obliga o no. Lo que sí puede decirte es dónde mirar y qué preguntar: llevadle estas tres preguntas a vuestro asesor y salís con una respuesta en una reunión.
Lo que suele pasar aunque no sea obligatorio
Aunque ninguna norma os obligue expresamente, el problema llega igual por otra puerta: si un proveedor vuestro causa un daño, la pregunta de si comprobasteis algo aparece de todas formas. Y contestar «no lo comprobamos» es distinto de contestar «lo comprobamos y esto es lo que teníamos».
Ojo con esto
Lo más caro no suele ser no tener el documento: es no poder demostrar que se pidió. Un expediente muestra la petición con su fecha aunque nunca llegara respuesta, y eso cambia por completo la posición.
Ten en cuenta
Si vuestro cliente os exige comprobar a vuestros proveedores, eso ya es una obligación vuestra por contrato, tenga o no respaldo legal. Suele ser la vía por la que llega.
›¿Y si el proveedor se niega a darme documentación?
Es una decisión comercial vuestra. El expediente al menos deja constancia de que se pidió.
›¿Basta con pedirlo una vez?
Casi nunca: lo que acredita algo suele caducar, y lo que importa es el estado en la fecha del trabajo.
›¿Esto aplica a proveedores pequeños?
La obligación no suele distinguir por tamaño; lo que se puede ajustar es qué se pide.
Un caso real
La situación
Una empresa recibe una reclamación por un daño causado por una subcontrata.
Qué haces
- Recupera el expediente: la documentación se pidió y parte llegó
- Consta qué acreditaba esa empresa en la fecha del trabajo
Qué consigues
La posición pasa de «no lo comprobamos» a «esto es lo que teníamos y esto es lo que pedimos», que es otra conversación.
La situación
Se controla la documentación de terceros porque un cliente lo exige y nadie sabe qué exige la norma.
Qué haces
- Consulta con el asesor qué aplica a vuestra actividad
- Separa lo que exige el cliente de lo que exige la norma
Qué consigues
El esfuerzo se dimensiona sabiendo de dónde viene cada requisito.
La situación
Se pide de todo por si acaso.
Qué haces
- Pide lo que responde a una exigencia concreta
Qué consigues
El proveedor entrega antes y el archivo es utilizable.
La situación
Se controla a los proveedores grandes y no a los pequeños.
Qué haces
- Ajusta el criterio al riesgo y no al tamaño
Qué consigues
El control cubre donde de verdad hay exposición.
La situación
Un cliente pregunta cómo se controla y no hay respuesta escrita.
Qué haces
- Deja el criterio documentado
Qué consigues
La respuesta existe antes de la pregunta.
La situación
Se controla y no queda constancia de haberlo hecho.
Qué haces
- Registra las comprobaciones realizadas
Qué consigues
El control pasa de afirmación a evidencia.
Este artículo responde a
- es obligatorio pedir documentación a los proveedores
- tengo que controlar la documentación de mis subcontratas
- qué pasa si no compruebo a un proveedor
- responsabilidad por un proveedor sin documentación
- obligación de comprobar subcontratistas