Casos de uso por funcionalidad
Homologar proveedores con vuestros criterios
Que «apto» signifique lo mismo lo decida quien lo decida.
Homologar no es tener los papeles: es decidir que ese proveedor puede trabajar con vosotros. La diferencia se nota el día que dos personas del mismo equipo llegan a conclusiones distintas con la misma documentación delante.
Lo que hace que «apto» signifique algo
Los tres niveles que suelen bastar
| Nivel | Qué exige | Quién lo aprueba |
|---|---|---|
| Apto | Todo lo obligatorio, en vigor y cumpliendo el mínimo | Automático al completarse |
| Apto con condiciones | Falta algo no bloqueante, o hay un mínimo justo | Un responsable, dejando la nota |
| No apto | Falta algo que bloquea, o incumple un mínimo | Automático, y se le comunica |
Importante
El nivel intermedio es el que evita que la homologación se convierta en un sello vacío. Sin él, la gente aprueba lo que no cumple del todo para no bloquear el trabajo, y a partir de ahí «apto» ya no significa nada.
El error de diseño más común
Poner como obligatorio todo lo que sería deseable. Acaba con la mitad de los proveedores en «no apto» por cosas que a nadie le importan, y con alguien saltándose el proceso para poder trabajar. Obligatorio es lo que de verdad impide contratar.
Ojo con esto
Si la homologación caduca —y suele, porque los seguros y los certificados caducan—, el estado tiene que recalcularse solo. Una homologación que dice «apto» con el seguro vencido hace tres meses es peor que no tener homologación.
Ten en cuenta
Escribid los criterios aunque sean cuatro líneas. El valor no está en el documento: está en que dos personas distintas decidan lo mismo.
›¿Se puede tener criterios distintos por tipo de proveedor?
Sí, y es lo razonable: no se le pide lo mismo a quien entra a obra que a quien manda material.
›¿Y un proveedor que falla un criterio pero es imprescindible?
Ahí es donde sirve «apto con condiciones»: se decide expresamente y queda registrado quién lo decidió.
›¿Se le dice al proveedor por qué no es apto?
Conviene: la mayoría lo corrige si sabe qué falta.
Un caso real
La situación
Dos compradores de la misma empresa homologan con criterios distintos.
Qué haces
- Escriben cuatro criterios con su mínimo
- Añaden el nivel «apto con condiciones» para las excepciones
Qué consigues
«Apto» pasa a significar lo mismo lo decida quien lo decida, y las excepciones quedan con nombre y motivo.
La situación
Cada área homologa con criterios distintos y el mismo proveedor pasa en una y no en otra.
Qué haces
- Fija un listado común y déjalo escrito
- Marca qué es obligatorio y qué es deseable
- Aplica el mismo criterio a los proveedores que ya trabajan con vosotros
Qué consigues
La homologación significa lo mismo en toda la empresa y deja de depender de quién la haga.
La situación
Se pide un documento que nadie mira nunca.
Qué haces
- Revisa qué se usa de verdad y quita el resto
Qué consigues
El proveedor entrega antes porque le piden menos.
La situación
Un proveedor crítico pasa con lo mínimo.
Qué haces
- Ajusta el nivel de exigencia al riesgo
Qué consigues
Lo crítico se mira con más detalle que lo accesorio.
La situación
Se homologa una vez y nadie revisa a los tres años.
Qué haces
- Programa la revisión periódica
Qué consigues
La homologación sigue siendo cierta.
La situación
El criterio está en la cabeza de una persona.
Qué haces
- Déjalo escrito en la plantilla
Qué consigues
La homologación sobrevive a quien la montó.
Este artículo responde a
- homologación de proveedores criterios
- cuándo doy por bueno a un proveedor
- checklist de homologación
- criterios de aprobación de proveedores