Casos de uso por funcionalidad
¿Merece la pena digitalizar esto?
Cuatro preguntas que dicen si un proceso concreto gana algo, o si está bien como está.
No todo lo que se hace en papel o en una hoja de cálculo está mal. Hay procesos que funcionan perfectamente así, y cambiarlos solo añade pasos. Estas cuatro preguntas separan los que ganan de los que no.
Las cuatro preguntas
- 1
¿Interviene alguien de fuera?
Si el proceso solo os afecta a vosotros, ganáis poco. En cuanto hay un tercero que tiene que aportar o firmar, cambia todo.
- 2
¿Hay que demostrarlo después?
Si alguien puede pediros prueba de que se hizo, con fecha, la hoja de cálculo no sirve.
- 3
¿Se repite mucho?
Diez veces al año no compensa. Diez veces por semana, sí.
- 4
¿Hay algo que caduca?
Lo que vence necesita aviso, y ahí es donde falla siempre el control manual.
Importante
Con **dos síes** ya suele compensar. Con las cuatro, es de los primeros que hay que abordar. Con ninguno, dejadlo como está y no os sintáis mal: cambiar lo que funciona tiene un coste real en tiempo del equipo.
Ejemplos de las dos clases
| Proceso | Síes | Veredicto |
|---|---|---|
| Documentación de proveedores | Los cuatro | De los primeros |
| Contratos y anexos de personal | Tres | Compensa claramente |
| Registro de visitas a la oficina | Uno | Probablemente no |
| Lista de la compra de material | Ninguno | Dejadlo como está |
Ojo con esto
Cuidado con la tentación de digitalizar lo fácil primero. Lo fácil suele ser lo interno, que es justo lo que menos gana. Lo que rinde es lo que os obliga a perseguir a alguien de fuera, aunque dé más pereza empezar por ahí.
Lo que no debería pesar en la decisión
Ten en cuenta
Si dudáis, probad con uno solo y medid una cosa: cuántas veces alguien tuvo que preguntar por dónde iba. Si esa cifra baja, el proceso ganó; si no, tenéis la respuesta.
›¿Y si el equipo se resiste?
Empezad por el proceso que más les molesta a ellos, no por el que más os interesa a vosotros.
›¿Se puede hacer a medias?
Sí: lo que sale hacia fuera, aquí; lo interno, donde esté. Es una convivencia legítima.
›¿Cuánto tarda en notarse?
En un proceso con tercero implicado, dos semanas.
Un caso real
La situación
Una empresa quiere digitalizar su registro interno de incidencias de máquina.
Qué haces
- Contesta las cuatro preguntas y solo sale una afirmativa
- Digitaliza en su lugar la documentación de subcontratas
Qué consigues
Invierte el esfuerzo donde había cuatro síes y deja el registro interno como estaba.
La situación
Se plantea digitalizar un formulario que se rellena dos veces al año.
Qué haces
- Cuenta cuántas veces se usa y qué cuesta hoy
- Compáralo con lo que cuesta montarlo y mantenerlo
Qué consigues
El esfuerzo va a lo que se repite y no a lo que suena moderno.
La situación
Se digitaliza un proceso que sigue acabando en papel.
Qué haces
- Comprueba dónde termina hoy el circuito
Qué consigues
La digitalización llega hasta el final o no se hace.
La situación
Se digitaliza lo fácil y se deja lo que duele.
Qué haces
- Empieza por lo que consume más tiempo
Qué consigues
El ahorro se nota desde el primer mes.
La situación
Se digitaliza y nadie lo usa porque era más rápido a mano.
Qué haces
- Comprueba que la vía nueva es más cómoda para quien la usa
Qué consigues
La adopción no depende de insistir.
La situación
Se digitaliza copiando el circuito de papel con sus pasos muertos.
Qué haces
- Quita los pasos que existían solo por el papel
Qué consigues
El proceso nuevo es más corto que el que sustituye.
Este artículo responde a
- merece la pena digitalizar un proceso
- qué procesos conviene digitalizar primero
- cuándo no hace falta digitalizar
- calcular si compensa cambiar de forma de trabajar