Casos de uso por funcionalidad
Dejar de perseguir a la gente
Lo que hace que un tercero entregue sin que tengas que llamarle tres veces.
Perseguir es caro y no escala: cada persona que persigues son dos correos, una llamada y volver a acordarte la semana siguiente. Lo que funciona no es insistir mejor, es pedir mejor.
Las cuatro cosas que más suben la entrega
| Cambio | Efecto |
|---|---|
| Partir la petición en bloques pequeños | El más grande, con diferencia |
| Escribir el nombre completo del documento | Deja de entregarse lo que no era |
| Poner fecha límite visible | Da una razón para hacerlo hoy |
| Recordatorios automáticos a 3, 7 y 12 días | Cierra la mayoría sin que hagas nada |
Lo que la automatización no arregla
Si alguien no entrega porque no está de acuerdo, porque no tiene el documento o porque el interlocutor correcto es otro, no hay recordatorio que lo resuelva. Ahí hace falta una llamada — pero será una llamada, no diez.
Importante
Cuando un tercero lleva un mes sin entregar y ha abierto todos los avisos, deja de mandarle recordatorios y llámale. Seguir insistiendo por escrito solo consigue que te filtre el correo.
Ten en cuenta
El objetivo razonable no es el 100 % automático: es que el 85 % se cierre solo y tú te dediques al 15 % que necesita una persona.
›¿Cuánto sube la entrega partiendo la petición?
Depende del caso, pero es el cambio con más efecto de los cuatro.
›¿Molestan los recordatorios automáticos?
Tres bien espaciados, no. Seis seguidos, sí, y acabas en no deseados.
›¿Puedo dejar de perseguir del todo?
No, y no conviene: hay conversaciones que valen precisamente porque las tiene una persona.
Un caso real
La situación
Una responsable dedica seis horas semanales a perseguir documentación.
Qué haces
- Parte las peticiones en tres bloques
- Renombra los documentos con su nombre oficial
- Activa recordatorios a 3, 7 y 12 días
Qué consigues
Baja a una hora semanal, dedicada a llamar a los cuatro casos que de verdad lo necesitan.
La situación
Una persona dedica cada mañana una hora a escribir a los proveedores que faltan.
Qué haces
- Configura el recordatorio automático con su cadencia
- Cambia de canal tras el segundo recordatorio sin respuesta
- Reserva la llamada para los que siguen sin contestar
Qué consigues
La hora diaria se recupera y las entregas llegan igual o antes.
La situación
Se insiste a quien ya había entregado por otra vía.
Qué haces
- Comprueba el expediente antes de que salga el recordatorio
Qué consigues
Nadie recibe una reclamación injusta.
La situación
Los recordatorios salen cada día y el proveedor deja de leerlos.
Qué haces
- Espacia la cadencia
Qué consigues
El aviso vuelve a tener efecto.
La situación
El recordatorio no dice qué falta exactamente.
Qué haces
- Incluye la lista de lo pendiente en el propio aviso
Qué consigues
El proveedor entrega sin escribir para preguntar.
La situación
Tras cinco recordatorios nadie decide qué hacer.
Qué haces
- Fija un criterio de cierre o escalado
Qué consigues
El expediente no se queda abierto para siempre.
Este artículo responde a
- cómo consigo que me manden la documentación
- los proveedores no responden
- automatizar el seguimiento de peticiones
- dejar de mandar correos recordatorios