Casos de uso por rol
El primer día de alguien nuevo
Lo que tiene que estar firmado antes de empezar, y lo que puede esperar a la primera semana.
El primer día de alguien se llena de papeles que se firman a medias, se llevan a casa y vuelven en dos semanas. Y algunos de ellos tenían que estar firmados **antes** de que esa persona hiciera nada.
Las dos listas
| Antes de empezar | Puede esperar a la primera semana |
|---|---|
| Contrato y sus anexos | Manual interno y bienvenida |
| Información de prevención del puesto | Formaciones no críticas |
| Entrega de equipos y su normativa de uso | Alta en herramientas secundarias |
| Confidencialidad y protección de datos | Política de gastos y similares |
Importante
La columna izquierda no admite «ya lo firmará el lunes». Si esa persona trabaja, usa un equipo o accede a datos antes de firmar lo que corresponde, el problema ya existe y la firma posterior no lo borra.
Cómo se resuelve el mismo día
- 1
Preparad el paquete al confirmar la incorporación
No el día antes: en cuanto hay fecha, se prepara y se manda.
- 2
Que se firme desde el móvil, antes de venir
Casi todo lo de la izquierda se puede firmar desde casa la víspera.
- 3
Y lo que se firme presencial, en el móvil también
La entrega de equipos se firma en el momento de la entrega, no en bloque a fin de mes.
Ojo con esto
El error más frecuente con las incorporaciones múltiples (una campaña, un turno nuevo) es preparar un paquete por persona a mano. Es el caso perfecto para lanzar el mismo proceso a todos a la vez: una acción, y cada uno recibe lo suyo.
Lo que hay que poder enseñar después
La última es la que se descuida. Si el manual cambia, lo que esa persona firmó fue la versión anterior: conservarla es lo que hace que la firma signifique algo.
Ten en cuenta
El paquete de alta es casi siempre el mismo por tipo de puesto. Montarlo una vez como plantilla convierte cada incorporación futura en un envío, y ahí es donde se recupera el tiempo.
›¿Y si alguien no tiene móvil ni correo?
Se puede firmar en un dispositivo de la empresa; lo que importa es que quede constancia.
›¿Sirve para becarios y temporales?
Sí, y con más motivo: son los que más rotan y donde más se acumulan papeles sueltos.
›¿Qué pasa si alguien no firma?
Es una decisión que hay que tomar antes de que empiece, no después.
Un caso real
La situación
Una empresa incorpora a quince personas para una campaña y firma en papel el primer día.
Qué haces
- Lanza el mismo paquete a los quince al confirmar las fechas
- Firma la entrega de equipos en el momento
Qué consigues
Todos empiezan con la documentación cerrada y sin dedicar la mañana del lunes a papeles.
La situación
Alguien entra y nadie le dice por dónde empezar.
Qué haces
- Le enseña el proceso que va a usar
Qué consigues
El primer día es útil.
La situación
Se le dan todos los permisos por comodidad.
Qué haces
- Le da lo que su puesto necesita
Qué consigues
Empieza sin ver de más.
La situación
Se le forma en todo el sistema de golpe.
Qué haces
- Le enseña un proceso completo
Qué consigues
Aprende haciendo algo real.
La situación
No sabe a quién preguntar.
Qué haces
- Le indica el responsable de su área
Qué consigues
Las dudas llegan a alguien.
La situación
A la semana sigue sin haber usado nada.
Qué haces
- Le asigna un caso real desde el primer día
Qué consigues
El uso empieza cuando empieza.
Este artículo responde a
- documentación de alta de un empleado
- qué firma un trabajador el primer día
- onboarding de personal papeleo
- contrato y anexos antes de empezar