Casos de uso por funcionalidad
Dar de alta a un empleado nuevo
Contrato, documentación y formación del primer día, sin carpetas de papel.
El alta de un empleado tiene una fecha inamovible —el día que empieza— y depende de que una persona que todavía no está dentro os mande cosas. Es exactamente el caso para el que sirve un proceso con fases.
Antes del primer día
- Contrato firmado. Que empiece sin firmar es un problema vuestro, no suyo.
- Documento de identidad y número de la seguridad social.
- Datos bancarios para la nómina.
- Titulaciones, si el puesto las exige.
El primer día
- Acuerdo de confidencialidad y protección de datos.
- Entrega de equipo, con su acuse.
- Formación obligatoria de prevención, según el puesto.
Ojo con esto
Aquí se manejan documentos de identidad y datos bancarios de una persona: pide solo lo que de verdad necesitas, guárdalo donde solo lo vea quien deba, y no lo dejes circulando por correo.
Ten en cuenta
Mandar el contrato a firmar tres días antes en vez de darlo en mano el primer día evita el clásico «se incorpora hoy y todavía no ha firmado» — que es más común de lo que parece.
Lo que caduca
Las formaciones obligatorias y algunos reconocimientos médicos vencen. Marcarlos al dar de alta hace que el aviso llegue solo dentro de dos años, cuando ya nadie se acordaba.
›¿Puede firmar el contrato desde el móvil?
Sí, y es lo habitual antes de incorporarse.
›¿Y si es una contratación urgente?
El proceso no lo impide: manda lo bloqueante y el resto en paralelo.
›¿Se puede reutilizar para renovaciones?
Sí, con una versión más corta que solo pide lo que cambia.
Un caso real
La situación
Una empresa incorpora ocho personas en septiembre.
Qué haces
- Lanza el alta a los ocho tres semanas antes
- Los contratos se firman antes del primer día
- Las formaciones quedan con fecha de vencimiento
Qué consigues
Los ocho empiezan con todo firmado, y dentro de dos años el aviso de renovar la formación llega solo.
La situación
Alguien empieza un lunes y su contrato se firma el jueves siguiente.
Qué haces
- Lanza el proceso al firmar la contratación, no al incorporarse
- Manda a firmar el contrato y las políticas antes del primer día
- Comprueba qué falta la víspera
Qué consigues
La persona empieza con el expediente completo y sin dedicar su primer día a papeles.
La situación
Se contratan diez personas para una campaña y el alta se hace una a una.
Qué haces
- Lanza el mismo proceso a las diez
Qué consigues
El alta masiva no consume la semana.
La situación
Falta un documento y nadie lo detecta hasta la inspección.
Qué haces
- Consulta qué falta por persona
Qué consigues
El hueco se ve antes de que lo vea un tercero.
La situación
La documentación caduca y la persona sigue trabajando.
Qué haces
- Registra vencimientos por persona
Qué consigues
El aviso llega antes de que afecte.
La situación
Se incorpora alguien y no sabe qué tiene que firmar.
Qué haces
- Le llega la lista con lo que le toca
Qué consigues
El alta se completa sin que nadie se lo explique.
Este artículo responde a
- documentación de alta de un trabajador
- firmar el contrato antes de incorporarse
- onboarding de empleados documentación
- qué papeles pedir a un empleado nuevo