Casos de uso por rol
Homologar a quien ya trabaja con vosotros
Pedirle documentación a un proveedor de diez años se lee como desconfianza si no se explica. Y el más antiguo es el que peor reacciona.
Empezar a homologar proveedores nuevos es fácil: entra en la conversación desde el primer día y nadie discute. El problema son los otros treinta, los que llevan años sirviendo sin que nadie les haya pedido un papel, y a los que ahora hay que escribirles pidiendo cinco documentos.
Cómo reacciona cada uno
| Perfil del proveedor | Cómo suele reaccionar | Qué funciona |
|---|---|---|
| Grande y organizado | Lo manda en dos días | Pedir y ya está: lo tiene preparado |
| Pequeño y ordenado | Pregunta para qué y lo manda | Explicar el motivo una vez |
| De toda la vida, informal | Se lo toma como una desconfianza | Una llamada antes del correo |
| El que no lo tiene | Se calla y da largas | Tiempo y una lista mínima realista |
Importante
La tercera fila es la que hay que trabajar antes de mandar nada: **para un proveedor antiguo, pedirle documentación después de diez años no es un trámite, es un mensaje**. Y el mensaje que recibe, si no se explica, es que algo ha pasado o que ya no os fiáis. Una llamada de un minuto —«vamos a hacerlo con todos, empezando por los que más trabajo nos dan»— cambia por completo la respuesta, y es la diferencia entre recibir los papeles en una semana o entrar en una negociación que no tocaba.
Cómo se ordena la campaña
- 1
Empezar por los que más riesgo o más volumen tienen
Y decírselo: ser el primero se lee mejor si se explica por qué.
- 2
Pedir la lista mínima, no la ideal
Cinco documentos se mandan; quince abren una discusión.
- 3
Dar una fecha realista y única
Un plazo corto con prórrogas enseña que el plazo no importa.
- 4
Y decir qué pasa si no llega
Si no hay consecuencia, la mitad no llegará nunca.
Ojo con esto
El descubrimiento incómodo de toda campaña de homologación: **algunos proveedores antiguos no van a poder aportar lo que pedís**, y no porque no quieran. Llevan años trabajando sin ese papel porque nadie se lo había pedido. Ahí la decisión ya no es de compras: es decidir si seguís trabajando con ellos, si les dais tiempo para conseguirlo o si asumís el riesgo por escrito. Lo que no funciona es dejarlo en el aire — porque entonces sigue el trabajo y sigue el hueco.
Lo que gana la relación cuando se hace bien
Ten en cuenta
Si vuestros propios clientes os exigen controlar la cadena, decidlo: para un proveedor es muy distinto «nos lo piden a nosotros» que «hemos decidido pedirlo». Es cierto, se entiende y evita que se lo tome como algo personal.
›¿Paro los pedidos si no lo manda?
Es la decisión que hay que tomar antes de empezar, no cuando ocurre.
›¿Y si nunca ha tenido ese documento?
Miradlo caso a caso: a veces existe otro que demuestra lo mismo.
›¿Vuelvo a pedirlo cada año?
Solo lo que caduca. Repetir lo que no cambia desgasta la relación.
Un caso real
La situación
Una empresa manda a treinta proveedores antiguos un correo pidiendo cinco documentos y recibe cuatro respuestas.
Qué haces
- Llama antes a los de más años y explica que es para todos, empezando por los principales
Qué consigues
La mayoría contesta en una semana y las conversaciones incómodas se quedan en dos casos.
La situación
Se homologa a los nuevos y los antiguos se quedan sin expediente.
Qué haces
- Lanza el mismo proceso a los que ya trabajan
Qué consigues
El criterio es el mismo para todos.
La situación
Un proveedor de siempre nunca ha aportado nada.
Qué haces
- Le lanza el alta como a uno nuevo
Qué consigues
La antigüedad deja de ser una excepción.
La situación
Se teme molestar a un proveedor de confianza.
Qué haces
- Explica que es el mismo proceso para todos
Qué consigues
La petición no se lee como desconfianza.
La situación
Se homologa a cien de golpe y nadie contesta.
Qué haces
- Lanza por tandas y empieza por los críticos
Qué consigues
El avance es real desde la primera tanda.
La situación
Una auditoría descubre proveedores sin expediente.
Qué haces
- Consulta quién no tiene expediente antes
Qué consigues
El hueco se cierra con tiempo.
Este artículo responde a
- pedir documentación a proveedores antiguos
- homologar proveedores que ya tenemos
- el proveedor se ofende si le pido papeles
- empezar a controlar a los de siempre