Casos de uso por rol
Si te ha caído lo legal sin serlo
En muchas empresas los contratos los lleva quien lleva otras cosas. No hace falta ser abogado, hace falta no perder el hilo.
Pasa en casi todas las empresas medianas: no hay departamento legal, hay alguien —de administración, de compras, de dirección— que además lleva los contratos. El trabajo no consiste en interpretar cláusulas, para eso está el asesor. Consiste en que nadie se entere tarde de algo que estaba escrito.
Lo que se pierde, por orden de frecuencia
| Qué | Por qué se pierde | Qué cuesta |
|---|---|---|
| Los anexos y las modificaciones | Se firman aparte, meses después | Discutir con una versión que ya no estaba vigente |
| Las fechas de preaviso | No están en ningún calendario | Una renovación que nadie quería |
| Los contratos de quien se fue | Estaban en su correo | Descubrirlos cuando el proveedor reclama |
| Lo firmado por otras personas | Cada uno firma lo suyo | No saber a qué está comprometida la empresa |
Importante
La segunda fila es la que más dinero cuesta y la que menos se ve: **un contrato con renovación automática se renueva solo, y el preaviso vence antes que el contrato**. Cuando alguien se acuerda de mirarlo, la ventana para no renovar ya pasó — no por semanas, a veces por meses. Por eso la fecha que hay que apuntar no es la de fin del contrato: es la de cuándo hay que decidir.
Lo mínimo que sostiene esto
- 1
Un sitio único donde estén todos, firmados
Incluidos los que firmó otro. Si están en cinco correos, no existen.
- 2
Cada contrato con sus anexos dentro
Un contrato sin sus modificaciones cuenta una historia falsa.
- 3
Dos fechas por contrato: decisión y fin
La de decisión es la que avisa; la de fin solo informa.
- 4
Y quién es el responsable de cada uno
No quien lo firmó: quien lo va a mirar cuando toque.
Ojo con esto
Lo que sorprende al ordenarlo por primera vez: **aparecen compromisos que nadie recordaba**. Un mantenimiento que se contrató hace seis años y sigue cobrándose, un acuerdo de exclusividad que condiciona a quién podéis comprar, una prórroga que se aceptó por correo. No es negligencia: es lo normal cuando cada uno guarda lo suyo. El primer inventario es incómodo y es el que más ahorra.
Dónde acaba vuestro papel y empieza el del asesor
Ten en cuenta
Nada de esto sustituye asesoramiento jurídico, y no pretende hacerlo: **lo que decide si una cláusula os conviene es vuestro asesor**. Lo que aquí se describe es la parte administrativa, que es la que se pierde sola y la que provoca la mayoría de los sustos.
›¿Guardo también los borradores?
El firmado y los anexos, siempre. Los borradores solo si explican algo.
›¿Y los contratos de hace años?
Los que siguen vigentes, primero. El resto se va incorporando.
›¿Quién debería tener acceso?
Menos gente de la que pensáis, y con criterio: no todo el mundo necesita verlo todo.
Un caso real
La situación
Una empresa descubre que un contrato de mantenimiento se renovó solo por tercer año.
Qué haces
- Apunta la fecha de decisión, no la de fin, y pone responsable a cada contrato
Qué consigues
El aviso llega con margen para decidir, que es lo único que evita una renovación no querida.
La situación
Os cae lo legal sin serlo y nadie sabe por dónde empezar.
Qué haces
- Inventaría qué contratos y plazos hay
Qué consigues
El punto de partida existe.
La situación
Un plazo se pasa sin que nadie lo vea.
Qué haces
- Registra los plazos con aviso
Qué consigues
El aviso llega con margen.
La situación
Se firma algo sin saber a qué compromete.
Qué haces
- Consulta con el asesor antes de firmar
Qué consigues
La decisión se toma con criterio.
La situación
Los contratos están repartidos entre cajones y correos.
Qué haces
- Reúne todo en un expediente
Qué consigues
Se encuentra sin buscar.
La situación
Llega un requerimiento y no se sabe qué existe.
Qué haces
- Consulta el expediente antes de contestar
Qué consigues
La respuesta se prepara sabiendo.
Este artículo responde a
- llevo los contratos y no soy abogado
- controlar vencimientos de contratos
- un contrato se ha renovado solo
- dónde guardar los contratos de la empresa