Casos de uso por rol
Si llevas la administración
El puesto por el que pasa todo lo que nadie más quiere perseguir.
Por administración pasa todo lo que tiene un papel detrás: el alta del proveedor, el contrato del cliente, la documentación que pide la gestoría, el certificado que hace falta para cobrar una factura. Y casi siempre urgente y casi siempre para ayer.
Las tres que más tiempo devuelven
- 1
Que las altas se pidan solas
Proveedores y clientes piden siempre lo mismo. Montado una vez, deja de ser tu trabajo perseguirlo.
- 2
Que las caducidades avisen
Seguros, certificados de estar al corriente, licencias. Nadie debería llevar eso en la cabeza.
- 3
Que buscar sea buscar
Si encontrar el contrato de un cliente de hace tres años lleva media hora, la estructura está mal — o directamente no hace falta estructura, basta buscar.
| Lo que te piden | Cuánto tarda hoy | Cuánto debería |
|---|---|---|
| «Pásame el contrato de este cliente» | Media hora buscando | Una búsqueda |
| «¿Este proveedor está al corriente?» | Un correo y esperar | Mirarlo |
| «Necesito todo lo de esta obra para la gestoría» | Una mañana | Una descarga |
Ojo con esto
Cuidado con el correo con un cambio de cuenta bancaria de un proveedor «de siempre». Es el fraude más común contra este puesto, y funciona porque llega con prisa y con un tono que parece normal. Confirma por teléfono, con un número que ya tuvieras.
Ten en cuenta
Cuando alguien te pida algo por tercera vez esa semana, ese es exactamente el documento que merece la pena tener localizable en dos clics.
›¿Puedo dar acceso a la gestoría?
Sí, de solo consulta y acotado. No necesitan ser administradores.
›¿Y lo antiguo en papel?
Se escanea lo que se consulte, no todo. Digitalizar veinte años de archivo rara vez se termina.
›¿Merece la pena si somos pocos?
Precisamente si sois pocos: no hay nadie a quien delegar.
Un caso real
La situación
En una empresa de cuarenta personas, una sola persona lleva altas, contratos y gestoría.
Qué haces
- Monta las altas de proveedor como proceso
- Marca las caducidades
- Da acceso de consulta a la gestoría
Qué consigues
Deja de ser el cuello de botella de cuatro personas que le piden cosas cada día.
La situación
Las aprobaciones se persiguen por correo.
Qué haces
- Lanza la aprobación con su estado
Qué consigues
Se ve quién falta sin preguntar.
La situación
El archivo depende de cómo nombra cada uno.
Qué haces
- Acuerda la convención y la aplica
Qué consigues
Cualquiera encuentra lo mismo.
La situación
El cierre de mes se hace buscando documentos.
Qué haces
- Reúne lo del periodo en un expediente
Qué consigues
El cierre deja de ser una búsqueda.
La situación
Un proveedor reclama un pago ya hecho.
Qué haces
- Consulta el expediente del proveedor
Qué consigues
La respuesta sale del archivo.
La situación
Se acumulan facturas sin aprobar.
Qué haces
- Consulta lo pendiente por responsable
Qué consigues
La reclamación va dirigida.
Este artículo responde a
- organizar la documentación de la empresa
- administración pyme papeleo
- no encuentro los documentos de un cliente
- gestionar altas y facturas