Casos de uso por sector
Alquileres: del contrato a la entrega de llaves
Firmar sin citas presenciales y dejar probado el estado del piso.
Un alquiler tiene dos momentos que se discuten años después: qué se firmó y en qué estado se entregó el piso. El primero se resuelve con la firma; el segundo, que es el que acaba en juicio por la fianza, con fotos certificadas el mismo día.
Los cuatro pasos
- 1
Documentación del inquilino
Identidad, nómina o justificante de ingresos, aval si lo hay. Pide lo mínimo: son datos personales de alguien que aún no es tu inquilino.
- 2
El contrato, a firmar
Firma con código al móvil. No hace falta que se desplace nadie ni que coincidan agendas.
- 3
El inventario y las fotos
El día de la entrega, con el piso vacío. Certificadas ese día, no cuando aparezca el problema.
- 4
El acuse de las llaves
Firmado también. Es lo que fija la fecha real de inicio.
Importante
Las fotos del estado de entrega son lo que decide una discusión de fianza, y solo valen si están fechadas por un tercero. Una foto con la fecha del móvil no prueba nada: cualquiera cambia la hora del teléfono.
Al salir, lo mismo al revés
Fotos del estado de devolución, certificadas ese día, y comparación con las de entrada. Con las dos series fechadas, la conversación sobre la fianza dura diez minutos en vez de tres meses.
Ojo con esto
Cuidado con guardar más datos del inquilino de los necesarios. Las nóminas de quien no acabó alquilando no tenéis motivo para conservarlas, y son exactamente lo que no conviene tener si algún día hay un problema de seguridad.
Ten en cuenta
Si gestionáis varios pisos, el proceso es el mismo cada vez: montado como plantilla, un alquiler nuevo cuesta diez minutos en lugar de una tarde.
›¿Vale un contrato de alquiler firmado así?
La firma electrónica es válida; para requisitos concretos de vuestro tipo de contrato, consultad con vuestro asesor.
›¿Puede firmar el inquilino desde el móvil?
Sí, y es lo habitual.
›¿Y si son dos inquilinos?
Los dos como firmantes, en paralelo: firman cuando cada uno pueda.
Un caso real
La situación
Una gestora de alquileres discute cada año varias fianzas por el estado de entrega.
Qué haces
- Certifica las fotos el día de la entrega y el de la devolución
Qué consigues
Las discusiones se cierran comparando dos series fechadas, sin peritos ni abogados.
La situación
Una inmobiliaria gestiona cuarenta alquileres de temporada y la fianza se reclama con tres documentos en tres correos.
Qué haces
- Reúne contrato, inventario y justificante en el proyecto de cada reserva
- Captura el estado del inmueble a la entrega de llaves
- Comparte el proyecto entero al reclamar la fianza
Qué consigues
La reclamación se prepara en minutos y se apoya en lo que se registró el día de la entrega.
La situación
Se discute en qué estado se entregó el inmueble.
Qué haces
- Captura fotos con fecha en la entrega y en la devolución
Qué consigues
La discusión se cierra comparando y no discutiendo.
La situación
El contrato firmado está en el correo de un comercial que ya no está.
Qué haces
- Guarda el firmado en el proyecto de la reserva
Qué consigues
El contrato sobrevive a la salida de la persona.
La situación
El inquilino dice que nunca recibió el inventario.
Qué haces
- Envía desde la plataforma y consulta la entrega
Qué consigues
Consta cuándo se entregó y a quién.
La situación
Se renueva el contrato y no se sabe qué versión se firmó.
Qué haces
- Conserva cada versión con su fecha
Qué consigues
Se entrega la que amparaba ese periodo.
La situación
La documentación del inquilino lleva datos personales sin control.
Qué haces
- Limita quién ve lo que los contiene
Qué consigues
El acceso deja de ser general.
La situación
Termina el alquiler y todo se queda mezclado con lo del siguiente.
Qué haces
- Cierra el proyecto de esa reserva
Qué consigues
El histórico de cada temporada es legible.
Este artículo responde a
- firmar un contrato de alquiler a distancia
- inventario de entrega de un piso
- estado del inmueble al entrar el inquilino
- gestionar alquileres documentación