Casos de uso por sector
El que descubre que sus datos no salen
Queréis cambiar de proveedor y resulta que la información es vuestra pero no está a vuestro alcance. Se comprueba al entrar, no al salir.
Lleváis años trabajando con una herramienta y queréis cambiar: por precio, por servicio o porque ya no hace lo que necesitáis. **Entonces descubrís que la información es vuestra en el contrato y no lo es en la práctica**: sale en un formato que no sirve, sale sin contexto, sale a un precio inesperado o, en el peor de los casos, no hay forma prevista de sacarla.
Los cuatro grados de estar atrapado
| Situación | Cómo se descubre | Qué se puede hacer |
|---|---|---|
| Sale todo y bien | Al pedirlo | Cambiar cuando queráis |
| Sale sin estructura | Al abrirlo | Sirve, pero cuesta rehacerlo |
| Sale con coste alto | Al pedir presupuesto | Se decide con la calculadora |
| **No hay forma prevista** | **Al preguntar** | **Poco, y ahí está el problema** |
Importante
**El momento de comprobar cómo se sale de una herramienta es antes de entrar, y es la única pregunta del proceso de compra que nadie hace.** Se comparan funciones, precio y soporte; no se compara la salida. Y sin embargo es la que determina si dentro de tres años tendréis una decisión o una situación: cambiar de proveedor cuando los datos salen bien es un proyecto; cuando no salen, simplemente no se cambia, aunque haya motivos de sobra.
Lo que hay que preguntar y dejar por escrito
- 1
En qué formato salen los datos y los documentos
Y pedid una muestra real, no una respuesta comercial.
- 2
Si salen con su contexto o sueltos
Mil documentos sin saber a qué cliente pertenecen valen poco.
- 3
Cuánto cuesta y en cuánto tiempo
Un plazo largo puede ser tan bloqueante como un precio alto.
- 4
Y qué pasa si el proveedor cierra
Es el caso que nadie pregunta y el que peor termina.
Ojo con esto
Hay una situación peor que la de un proveedor que os lo pone difícil, y es **la del proveedor que desaparece**. No hay negociación posible, no hay a quién reclamar y el plazo lo marca otro. La única protección real es no tener toda la información en un solo sitio del que dependéis: una copia periódica de lo importante, en un formato que se pueda abrir sin ellos, convierte una catástrofe en un contratiempo. Cuesta poco y solo se valora una vez.
Ten en cuenta
Qué derechos tenéis sobre la información que un proveedor trata por vuestra cuenta, qué obligaciones de devolución y supresión existen al terminar el contrato y qué hay que pactar **lo determina la normativa aplicable y el contrato, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo práctico: qué comprobar antes de entrar y cómo no quedar atrapados por defecto.
›¿Cuándo compruebo cómo se sale?
Antes de entrar. Después es una negociación en desventaja.
›¿Vale con que el contrato diga que los datos son míos?
Que sean vuestros y que podáis obtenerlos son cosas distintas.
›¿Y si el proveedor cierra?
Por eso conviene tener copia periódica de lo importante fuera de allí.
Un caso real
La situación
Se quiere cambiar de proveedor y los datos no salen usables.
Qué haces
- Permite exportar la documentación con su contexto
Qué consigues
El cambio es una decisión y no una imposibilidad.
La situación
Los documentos salen sueltos sin saber a qué cliente pertenecen.
Qué haces
- Conserva la relación entre documento y expediente
Qué consigues
Lo exportado sigue siendo utilizable.
La situación
Un proveedor cierra y hay que recuperar la información deprisa.
Qué haces
- Mantiene una copia de lo importante fuera del proveedor
Qué consigues
La caída de un tercero no se lleva el archivo.
La situación
Nadie preguntó cómo se salía al contratar.
Qué haces
- Deja pactado y documentado el proceso de salida
Qué consigues
La condición existe desde el primer día.
La situación
La información está repartida entre varias herramientas.
Qué haces
- Reúne la documentación en un mismo sitio
Qué consigues
Se sabe qué hay y dónde está.
La situación
Sacar el histórico tiene un coste inesperado.
Qué haces
- Conserva lo esencial de forma continua y accesible
Qué consigues
El coste de salir deja de ser una barrera.
Este artículo responde a
- como saco mis datos de un proveedor
- portabilidad de datos de una herramienta
- el proveedor no me da mi informacion
- cambiar de software sin perder el historico