Casos de uso por sector
Empresas de servicios y mantenimiento
Técnicos en la calle, partes de trabajo y clientes que preguntan qué se hizo el mes pasado.
Una empresa de mantenimiento vende algo difícil de enseñar: visitas que ocurrieron, revisiones que se hicieron y averías que no llegaron a pasar. Toda su documentación existe para demostrar un trabajo que, cuando se hace bien, es invisible.
Los tres momentos que hay que registrar
| Momento | Qué se registra | Para qué sirve |
|---|---|---|
| La visita | Quién fue, cuándo, qué hizo | Justificar el contrato y facturar sin discusión |
| Lo que se encontró | Estado, mediciones, fotos | Recomendar y, si pasa algo, demostrar que se avisó |
| Lo que se recomendó | Con fecha y respuesta del cliente | Es lo que os protege cuando el cliente no hizo caso |
Importante
El tercero es el que más veces salva a una empresa de servicios. Si recomendasteis sustituir una pieza y el cliente decidió esperar, esa recomendación con fecha es la diferencia entre una avería suya y una responsabilidad vuestra.
Cómo se hace desde la calle
- 1
Parte firmado en el momento, en el móvil
Con el cliente delante. El papel que se firma y se lleva en la furgoneta se pierde o llega ilegible.
- 2
Fotos del antes y del después
Enlazadas al equipo y a la visita, no sueltas en la galería.
- 3
Recomendaciones escritas ahí mismo
Aunque sea una línea. La conversación verbal no queda.
- 4
Y el material empleado, anotado
Es lo que evita las discusiones de factura al final del mes.
Ojo con esto
El error que más dinero cuesta es el parte que se rellena por la noche o al día siguiente «con lo que recuerde». Se pierden mediciones, se olvidan recomendaciones y, si hay reclamación, la fecha del parte no coincide con la de la visita.
Lo que pide el cliente
La última es la que más valoran y la que menos empresas pueden dar: cuando un cliente pregunta por una máquina concreta, quiere su historia completa, no la lista de visitas del mes.
Ten en cuenta
Sirve igual para mantenimiento de instalaciones, informática, jardinería, limpieza técnica y servicios a comunidades: el patrón es visita, hallazgo y recomendación, con el equipo o el emplazamiento como hilo.
›¿Y si el cliente no quiere firmar el parte?
Se registra igual, con la circunstancia anotada; es mejor que nada.
›¿Sirve sin cobertura en el sitio?
Se rellena y se sincroniza al salir; lo importante es no dejarlo para la oficina.
›¿Se puede dar acceso al cliente a su histórico?
Sí, y reduce muchísimo las llamadas de «¿cuándo vinisteis?».
Un caso real
La situación
Una empresa de mantenimiento rellena los partes por la noche y discute facturas cada mes.
Qué haces
- Firma el parte en el móvil con el cliente delante
- Anota recomendaciones y material en el momento
Qué consigues
Las facturas dejan de discutirse y una recomendación fechada evita una reclamación por una avería.
La situación
Un técnico termina un servicio en casa de un cliente y el parte llega a oficina cuatro días después.
Qué haces
- Captura el parte en el propio servicio
- Hazlo firmar al cliente allí mismo
- Deja que llegue al expediente al terminar
Qué consigues
La factura sale el mismo día y el cliente no discute qué se hizo.
La situación
El cliente pregunta qué se hizo el mes pasado.
Qué haces
- Consulta el histórico de esa instalación
Qué consigues
Se contesta sin llamar al técnico.
La situación
Un técnico se queda en la puerta por su documentación.
Qué haces
- Comprueba por persona antes de asignar el servicio
Qué consigues
El servicio no sale con un hueco.
La situación
Cinco clientes piden los mismos documentos en cinco portales.
Qué haces
- Mantén un único original al día
Qué consigues
Se responde a los cinco sin rehacer el trabajo.
La situación
Se sube un equipo a la instalación y su documentación está en otro sitio.
Qué haces
- Guárdala junto al equipo
Qué consigues
Lo que viaja se encuentra donde está.
La situación
Las fotos del trabajo se quedan en el móvil del técnico.
Qué haces
- Súbelas al expediente en el momento
Qué consigues
La evidencia sobrevive al teléfono.
La situación
Un cliente reclama por un trabajo de hace un año.
Qué haces
- Consulta el expediente con su histórico
Qué consigues
Se contesta con el registro.
Este artículo responde a
- partes de trabajo de técnicos
- empresa de mantenimiento documentación
- justificar el servicio prestado al cliente
- contratos de mantenimiento y visitas