Legal
El despacho que cambia de herramienta
Veinte años de expedientes y una herramienta nueva. Lo que no viaje en la migración deja de existir para el despacho.
Cambiar de herramienta parece un proyecto de informática y es un proyecto de archivo. **Lo que se está moviendo no son datos: son los expedientes de veinte años de clientes**, algunos cerrados, algunos vivos, y todos con obligaciones de conservación que no dependen de qué programa uséis. La decisión de qué se migra y qué no la va a tomar alguien mirando un presupuesto, y sus consecuencias durarán una década.
Lo que se decide en una migración
| La decisión | Cómo se presenta | Lo que significa de verdad |
|---|---|---|
| Migrar solo lo activo | Ahorro de coste | Lo cerrado deja de estar a mano |
| Migrar los últimos años | Solución intermedia | Hay un corte, y hay que saber dónde |
| Migrarlo todo | Más caro | El histórico sigue siendo uno |
| **Dejar lo viejo «por si acaso»** | **Sin coste** | **Se pierde cuando se apague** |
Importante
**La opción de «dejar el sistema viejo funcionando por si acaso» es la que más se elige y la única que no es una decisión.** Nadie fija cuánto tiempo, nadie se ocupa de mantenerlo, y llega un día en que se apaga por una renovación de licencia, un servidor que se retira o un proveedor que cierra. Ese día se pierde el histórico entero, sin que nadie lo haya decidido y sin que nadie se entere hasta que alguien busca algo.
Lo que hay que resolver antes de firmar la herramienta nueva
- 1
Qué se migra exactamente y qué no
Decidido con criterio de conservación, no solo de coste.
- 2
Cómo se saca todo de la herramienta nueva
Preguntadlo ANTES de entrar. Después es una negociación.
- 3
Qué se hace con el sistema antiguo y cuándo
Con fecha. «De momento se queda» no es un plan.
- 4
Y que las obligaciones de conservación se mantengan
Cambiar de programa no cambia durante cuánto hay que guardar.
Ojo con esto
La pregunta que hay que hacer antes de contratar cualquier herramienta, y que casi nunca se hace porque suena a desconfianza, es **cómo se sale de ella**: en qué formato salen los documentos, si salen con su estructura y sus metadatos o como una carpeta plana de ficheros, y cuánto cuesta. Preguntarlo antes de firmar es una condición; preguntarlo tres años después, cuando ya queréis marcharos, es pedir un favor a alguien que no tiene ningún incentivo en hacéroslo fácil.
Ten en cuenta
Qué obligaciones de conservación, confidencialidad y seguridad aplican a los expedientes de vuestros clientes, y qué hay que garantizar al cambiar de proveedor o de sistema, **lo determinan la normativa profesional y la de protección de datos, y lo concreta vuestro colegio o vuestro asesor**. Aquí se explica lo organizativo: cómo hacer que el archivo cambie de herramienta sin perder años por el camino.
›¿Migro todo o solo lo activo?
Depende del coste, pero decidid también qué pasa con lo que no migre.
›¿Puedo dejar el sistema viejo encendido?
Sí, con una fecha y un responsable. Sin eso, se apagará solo un día.
›¿Qué pregunto antes de contratar?
Cómo se sale, en qué formato y a qué coste. Antes, no después.
Un caso real
La situación
Se migra solo lo activo y lo cerrado queda en el sistema viejo.
Qué haces
- Permite conservar el histórico completo en un solo sitio
Qué consigues
No hay dos archivos que mantener a la vez.
La situación
El sistema antiguo se apaga y nadie había puesto fecha.
Qué haces
- Guarda el archivo fuera de la herramienta de turno
Qué consigues
El apagado no se lleva los años anteriores.
La situación
Al querer cambiar, los documentos solo salen como carpeta plana.
Qué haces
- Permite exportar con su estructura y su contexto
Qué consigues
El archivo sigue siendo utilizable fuera.
La situación
Un expediente cerrado hace ocho años hay que consultarlo.
Qué haces
- Mantiene lo cerrado accesible y buscable
Qué consigues
El histórico sigue sirviendo para trabajar.
La situación
Las obligaciones de conservación se pierden en el cambio.
Qué haces
- Aplica la política de conservación sobre todo el archivo
Qué consigues
El plazo no depende del programa.
La situación
Nadie sabe qué se migró exactamente y qué no.
Qué haces
- Deja constancia de lo trasladado y cuándo
Qué consigues
El corte del histórico está documentado.
Este artículo responde a
- migrar expedientes a otro programa
- cambiar de gestor documental en un despacho
- que pasa con el historico al cambiar de software
- sacar mis datos de una herramienta