Casos de uso por sector
Rotura de frío: qué registrar y cuándo avisar
Media hora fuera de rango puede no ser nada o serlo todo. Lo que decide es lo que quedó anotado.
Una desviación de temperatura no es automáticamente un producto perdido. Puede ser un sensor mal colocado, una puerta abierta en la descarga o un problema real. La diferencia entre tirar un camión y no tirarlo está casi siempre en la calidad del registro, no en la desviación.
Lo que hay que poder enseñar
| Elemento | Por qué |
|---|---|
| La curva completa, no el pico | Media hora a 9 grados no es lo mismo que ocho horas |
| Dónde estaba el sensor | Un sensor junto a la puerta mide otra cosa |
| Qué se hizo al detectarlo | La reacción pesa tanto como el dato |
| Y quién decidió qué | Con nombre y hora, no «se decidió» |
Importante
La tercera y la cuarta son las que se olvidan y las que se piden. Un registro de temperatura sin la decisión asociada demuestra que hubo una desviación y no demuestra que la gestionarais — que es justo lo que se juzga después.
El protocolo en el momento
- 1
Registrar la incidencia en cuanto se detecta
Con hora real. Anotarla al final del día ya resta credibilidad.
- 2
Fotografiar lo que se ve
El display, la mercancía, el precinto. Y que quede con fecha demostrable.
- 3
Separar el producto afectado
Identificado, hasta que alguien decida. No en el mismo sitio que el resto.
- 4
Y decidir con criterio escrito, no de memoria
Si vuestro criterio está escrito antes, la decisión se toma en minutos y es defendible.
Ojo con esto
El error más caro es esperar a tener toda la información para registrar. Registrad lo que sepáis con la hora en que ocurrió, y ampliad después. Un registro creado tres días más tarde vale mucho menos aunque diga exactamente lo mismo.
Cuándo hay que avisar fuera
Los plazos para la última son cortos y se cuentan desde la entrega. Por eso conviene que la incidencia llegue a quien reclama el mismo día, no cuando alguien revise los partes.
Ten en cuenta
Todo esto encaja con la trazabilidad de lotes: la incidencia se registra sobre el lote afectado, no suelta. Si después hay que acotar qué salió y a dónde, ya está enlazado.
›¿Y si el registro lo lleva el transportista?
Pedidlo y guardadlo vosotros: en una reclamación, su registro es su versión.
›¿Sirve una foto del display?
Como apoyo sí; el registro continuo es lo que demuestra la duración.
›¿Hay que guardar todos los registros o solo las incidencias?
Todos. Sin la normalidad no se puede demostrar que aquello fue una excepción.
Un caso real
La situación
Un almacén detecta una desviación de dos horas en una cámara.
Qué haces
- Registra la incidencia con hora real y fotos
- Separa el lote y aplica el criterio escrito
Qué consigues
Libera la mayor parte del producto con una decisión documentada, en lugar de desecharlo entero por precaución.
La situación
Una rotura de frío se detecta al descargar y nadie sabe cuánto tiempo estuvo fuera de rango.
Qué haces
- Registra la temperatura en cada traspaso, no solo en ruta
- Anota la incidencia en el momento de recibir
- Avisa a quien tiene que decidir antes de aceptar la mercancía
Qué consigues
La decisión de aceptar o rechazar se toma con datos y en caliente, no tres días después.
La situación
Se acepta fuera de rango y luego se reclama.
Qué haces
- Deja constancia de la incidencia al recibir
Qué consigues
La aceptación queda explicada y la reclamación se sostiene.
La situación
El registro vive en el equipo del camión y no llega.
Qué haces
- Recoge el registro al finalizar el servicio
Qué consigues
La prueba llega al expediente.
La situación
Se discute en qué tramo se rompió.
Qué haces
- Compara los registros de los dos traspasos
Qué consigues
La discusión se cierra con datos.
La situación
Nadie sabe cuántas roturas hubo este trimestre.
Qué haces
- Consulta las incidencias por periodo y por ruta
Qué consigues
El patrón se ve y se ataca la causa.
La situación
Se avisa al cliente tarde y ya ha vendido el producto.
Qué haces
- Avisa en cuanto se detecta
Qué consigues
El cliente puede decidir mientras aún se puede.
La situación
La incidencia se anota en un cuaderno de la nave.
Qué haces
- Regístrala en el expediente del envío
Qué consigues
El registro sobrevive al cuaderno.
Este artículo responde a
- rotura de cadena de frío qué hacer
- registro de temperatura en transporte
- incidencia de temperatura mercancía
- cuándo hay que desechar producto refrigerado