Trabajar con otros
Cuando vuestro proveedor subcontrata a otro
Los documentos empiezan a llegar a nombre de una empresa que no está en vuestro contrato. Qué hacer con ellos.
Contratasteis a una empresa y de repente el albarán viene de otra, el técnico que aparece lleva otro logo, o el certificado llega a nombre de un tercero. No es raro ni tiene por qué ser un problema — lo es cuando pasa sin que nadie lo diga y los documentos entran igual.
Qué cambia y qué no cambia
| Aspecto | Qué pasa cuando hay subcontrata |
|---|---|
| Quién responde ante vosotros | El que contratasteis, salvo que acordarais otra cosa |
| Quién genera los documentos | Puede ser el otro, y suele serlo |
| A quién reclamáis | A vuestro proveedor, no al que ejecutó |
| Qué tenéis que poder demostrar | Que sabíais quién estaba trabajando y con qué documentación |
Importante
La cuarta fila es la que se descuida y la que pregunta cualquiera que revise: **un documento a nombre de una empresa que no aparece en vuestro contrato no dice nada por sí solo**. Sin constancia de que ese tercero estaba autorizado por vuestro proveedor a hacer ese trabajo, tenéis un certificado que no se puede atar a nada. Y eso no se arregla después, porque lo que falta es el enlace entre los dos, no el papel.
Cómo dejarlo atado sin frenar el trabajo
- 1
Pedir que os comuniquen la subcontratación
Basta un correo del proveedor diciendo a quién delega y para qué.
- 2
Guardar ese correo en el mismo expediente
Es la pieza que enlaza el documento con vuestro contrato.
- 3
Pedir al subcontratista lo mismo que al proveedor
Con el mismo proceso: no hace falta inventar uno nuevo.
- 4
Y anotar la fecha desde la que interviene
Si algo pasó antes o después, esa fecha lo resuelve solo.
Ojo con esto
Lo que más sorprende de esta situación: **quien tiene que pedirle los documentos al subcontratista suele ser vuestro proveedor, no vosotros** — es su relación, no la vuestra. Pero quien responde de no tenerlos, cuando alguien revise, seguís siendo vosotros. Esa asimetría es incómoda y es real, y se gestiona pidiéndoselos a vuestro proveedor: que os los entregue él, aunque los produzca otro.
Cuándo conviene parar
Ten en cuenta
Hasta qué punto os obliga a controlar la cadena depende del sector y del tipo de trabajo, y en algunos hay reglas específicas de subcontratación. **Eso lo concreta vuestro asesor**; lo que aquí importa es que la trazabilidad de quién hizo qué se pierde en el primer eslabón que nadie anotó.
›¿Puedo prohibir la subcontratación?
Es una cláusula de contrato, y vuestro asesor os dirá cómo redactarla.
›¿Y si me entero por casualidad?
Es la señal de que hay que pedirlo por escrito, no de que haya mala intención.
›¿Doy acceso al subcontratista?
Mejor que aporte por el mismo camino que un tercero cualquiera, con su rastro propio.
Un caso real
La situación
A una empresa le llegan certificados a nombre de una compañía que no aparece en su contrato.
Qué haces
- Pide a su proveedor el correo que autoriza la subcontrata y lo guarda en el mismo expediente
Qué consigues
El certificado queda enlazado con el contrato, y la revisión deja de tener un cabo suelto.
La situación
Vuestro proveedor de mantenimiento manda a una empresa distinta y nadie lo sabía hasta ver la furgoneta.
Qué haces
- Deja pactado por contrato si puede subcontratar y con qué condiciones
- Registra qué empresas están autorizadas por cada proveedor
- Exige a la subcontrata lo mismo que al proveedor
Qué consigues
La cadena es conocida antes del servicio y el hueco documental no se queda en vuestro balance.
La situación
El cliente pregunta por la subcontrata y nadie sabe quién es.
Qué haces
- Pide al proveedor que declare su cadena
Qué consigues
La respuesta existe antes de la pregunta.
La situación
La subcontrata no cumple lo que el proveedor firmó.
Qué haces
- Traslada el mismo listado hacia abajo
Qué consigues
El compromiso llega hasta quien ejecuta.
La situación
Se autoriza la subcontratación de palabra.
Qué haces
- Regístrala con su alcance y su fecha
Qué consigues
Lo autorizado es demostrable.
La situación
La subcontrata cambia y nadie lo comunica.
Qué haces
- Pide que informen de cualquier cambio
Qué consigues
El cambio llega antes que el servicio.
La situación
Una revisión pregunta quién estuvo en la instalación un día concreto.
Qué haces
- Consulta el registro de accesos autorizados
Qué consigues
Se contesta por la fecha de aquel día.
La situación
Se descubre la subcontratación en una auditoría.
Qué haces
- Revisa la cadena declarada periódicamente
Qué consigues
El hallazgo se adelanta al auditor.
Este artículo responde a
- mi proveedor ha subcontratado a otra empresa
- me llega un certificado de una empresa que no conozco
- quién responde si falla la subcontrata
- documentación de la cadena de proveedores