Trabajar con otros
Trabajar con una consultora o un técnico externo
Alguien de fuera que trabaja dentro: qué darle y qué recuperar al terminar.
Un consultor que prepara vuestra certificación, un técnico que monta un proceso, una ingeniería que lleva un proyecto: gente de fuera que durante meses trabaja como si fuera de dentro. Es la relación que peor se cierra y la que más accesos deja abiertos.
Lo que necesita de verdad
| Necesita | No necesita |
|---|---|
| Ver y crear en el área donde trabaja | Ver el resto de la organización |
| Hablar con vuestros terceros si el encargo lo incluye | Ser administrador |
| Dejar el trabajo hecho y documentado | Conservar acceso después del encargo |
Importante
Poned fecha de fin desde el primer día, aunque no sepáis cuándo termina. Un acceso con fecha se renueva si hace falta; uno sin fecha sigue abierto tres años después, y nadie lo echa de menos porque esa persona nunca formó parte del equipo.
Lo que hay que acordar antes
- 1
Qué se lleva al terminar
Normalmente nada. Lo que monte queda en vuestra organización, no en la suya.
- 2
Qué puede enseñar a terceros
Si va a hablar con vuestros proveedores en vuestro nombre, decidlo expresamente.
- 3
Qué pasa con lo que aprendió
Un consultor trabaja para más empresas de vuestro sector. Es normal y conviene tenerlo presente.
Ojo con esto
Si el consultor va a manejar documentación de vuestros clientes o de vuestros trabajadores, eso ya no es solo un acceso: hay datos de terceros de por medio. Revisadlo con quien lleve protección de datos antes de darlo.
Al terminar
Ten en cuenta
El fallo más caro de estas relaciones no es el acceso que se queda abierto: es que el proceso que montó el consultor lo entiende solo él, y a los seis meses nadie sabe cambiarlo.
›¿Puede trabajar con nuestros proveedores?
Si el encargo lo incluye y queda claro para todos, sí.
›¿Ve lo que hacen otros equipos?
Solo si se lo dais. Acotadlo a su área.
›¿Queda registrado lo que hizo?
Sí, con su nombre, igual que cualquiera.
Un caso real
La situación
Una consultora monta el sistema documental para una certificación y termina el encargo.
Qué haces
- Se cierra su acceso ese día
- Una persona de dentro repasa con ella cómo funciona lo montado
Qué consigues
Seis meses después el equipo sabe cambiar el proceso sin volver a contratarla.
La situación
Una consultora entra para montar el sistema y acaba con acceso de administrador seis meses después de terminar.
Qué haces
- Dale el acceso mínimo para su encargo
- Pon fecha de caducidad al concederlo
- Revisa al cerrar el proyecto qué accesos quedan
Qué consigues
El consultor trabaja sin fricción y el acceso se cierra solo cuando termina.
La situación
El técnico externo monta todo con su cuenta personal.
Qué haces
- Usa una cuenta de servicio de la empresa
Qué consigues
Lo montado sobrevive a su salida.
La situación
Se va y nadie sabe cómo dejó configurado el proceso.
Qué haces
- Pide que documente las decisiones antes de irse
Qué consigues
El equipo puede tocarlo sin miedo.
La situación
El consultor ve expedientes de clientes que no eran de su alcance.
Qué haces
- Limita el acceso a los expedientes del proyecto
Qué consigues
Ve lo suyo y nada más.
La situación
Se le pide algo fuera de alcance y se hace sin registrar.
Qué haces
- Registra lo pedido y lo entregado
Qué consigues
El encargo es demostrable.
La situación
Vuelve un año después y su acceso seguía activo.
Qué haces
- Retira el acceso al cerrar
Qué consigues
El acceso refleja quién colabora hoy.
La situación
Nadie sabe qué hizo durante el proyecto.
Qué haces
- Consulta el registro de sus acciones
Qué consigues
El trabajo del externo es auditable.
Este artículo responde a
- dar acceso a una consultora
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- consultor que prepara nuestra certificación
- acceso temporal a un colaborador externo