Consigne
Documentos que hay que firmar cada año
Renovaciones, códigos de conducta y anexos: lo que se repite conviene que se repita solo.
Hay documentos que no se firman una vez: se firman cada año. Códigos de conducta, políticas internas, cláusulas de confidencialidad, condiciones de colaboración, autorizaciones que caducan. Y como tocan una vez al año, siempre pillan a alguien de vacaciones.
Cómo se plantea la campaña anual
- 1
Una lista de quién tiene que firmar este año
No la del año pasado: la gente cambia y ese desfase es la causa nº 1 de huecos.
- 2
Un único envío a todos
El mismo documento a doscientas personas cuenta como una acción, no doscientas.
- 3
Insistencia automática y espaciada
El grueso firma en las primeras 48 horas; el resto, con recordatorios.
- 4
Y una lista visible de quién falta
Es lo que permite el último empujón dirigido en lugar de un correo a todos.
Importante
Conservad la versión firmada de cada año, no solo la última. Si el documento cambia —y suele cambiar—, lo que esa persona aceptó fue el texto de aquel año, y eso es lo que hay que poder enseñar si alguna vez se discute.
Los tres huecos habituales
| Hueco | Por qué pasa | Cómo se cierra |
|---|---|---|
| Quien entró después de la campaña | La lista era de enero y él llegó en marzo | Incluirlo en el alta, no esperar al año siguiente |
| Quien estaba de baja o de vacaciones | No vio el envío y nadie lo revisó luego | La lista de pendientes al cerrar la campaña |
| Quien cambió de puesto | Le tocaba otro documento distinto | Revisar la lista por rol, no por plantilla entera |
Ojo con esto
El primero es el más común y el que más raro queda en una auditoría: media plantilla con la política firmada y un grupo de gente sin firmarla porque entró en el mes equivocado. Si el alta incluye lo que toque firmar, deja de pasar.
Cuándo conviene hacerlo por tandas
Ten en cuenta
Programar el envío para una fecha concreta ayuda más de lo que parece: un lunes por la mañana obtiene bastante mejor respuesta que un viernes por la tarde, y eso se decide al programarlo, no al mandarlo.
›¿Y quien no firma nunca?
A la tercera deja de ser insistencia y pasa a ser una decisión de la empresa.
›¿Se puede saber quién lo ha leído?
Se sabe quién lo abrió y quién firmó, con fecha y hora.
›¿Sirve para proveedores?
Sí, es el mismo mecanismo que la renovación anual de documentación.
Un caso real
La situación
Una empresa manda cada enero el código de conducta y siempre quedan huecos.
Qué haces
- Genera la lista del año en curso, no la anterior
- Incluye el documento en el alta de quien entra después
Qué consigues
La campaña cierra al 100 % y deja de haber grupos sin firmar por el mes de incorporación.
La situación
La renovación anual se hace cuando alguien se acuerda.
Qué haces
- Programa el envío con antelación
Qué consigues
Sale sola cada año.
La situación
Se manda a cien personas una por una.
Qué haces
- Lanza el mismo documento a todos de una vez
Qué consigues
La campaña se prepara en una tarde.
La situación
Se renueva a quien ya lo firmó este año.
Qué haces
- Excluye a quienes ya tienen la firma vigente
Qué consigues
Nadie firma dos veces lo mismo.
La situación
No se sabe quién falta por firmar.
Qué haces
- Consulta el avance de la campaña
Qué consigues
Se reclama a los que faltan y no a todos.
La situación
El documento cambia de un año a otro.
Qué haces
- Guarda cada versión con su año
Qué consigues
Se sabe qué firmó cada uno y cuándo.
Este artículo responde a
- firmas que se repiten cada año
- renovar la aceptación de un código de conducta
- mandar a firmar el mismo documento anualmente
- campaña anual de firmas