Consigne
Programar un envío
Que salga cuando toque y no cuando tú tengas un rato.
Preparar algo un jueves por la tarde y que salga el lunes a las nueve no es una comodidad: es la diferencia entre que lo lean y que se pierda entre los correos del fin de semana.
Cuándo conviene programar
| Situación | Cuándo lanzarlo |
|---|---|
| Un anexo a toda la plantilla | Martes o miércoles por la mañana |
| Una renovación anual | El día que corresponda, aunque sea festivo para ti |
| Algo que depende de una firma previa | Cuando esa firma exista, no antes |
| Documentación a un cliente nuevo | Al momento; aquí esperar no aporta |
Lo que se puede cambiar antes de que salga
- El documento, si has visto un error.
- Los destinatarios, si falta alguien o sobra.
- La fecha, tantas veces como quieras.
- Cancelarlo entero, sin dejar rastro para el destinatario porque nunca le llegó.
Ojo con esto
Programar algo y olvidarse tiene un riesgo: que salga cuando la situación ya cambió. Si programas a más de dos semanas vista, ponte un recordatorio para revisarlo antes.
Ten en cuenta
Programar la renovación anual el mismo día del año hace que los terceros la esperen. Eso sube la entrega más que cualquier otra cosa que puedas escribir en el correo.
›¿Y si la fecha cae en festivo?
Sale igual; si eso importa, mueve la fecha al preparar.
›¿Puedo programar recordatorios además del envío?
Sí, se define el ritmo al programarlo.
›¿Se descuenta el crédito al programar o al salir?
Al salir, que es cuando se manda de verdad.
Un caso real
La situación
Una empresa prepara el jueves los anexos de ochenta empleados.
Qué haces
- Los programa para el martes a las nueve
Qué consigues
La apertura es muy superior a la de la vez anterior, que salió un viernes a las seis de la tarde.
La situación
Se manda un aviso un viernes a las siete de la tarde.
Qué haces
- Programa el envío para el lunes por la mañana
Qué consigues
El aviso llega cuando alguien puede atenderlo.
La situación
Una renovación anual se manda cuando alguien se acuerda.
Qué haces
- Programa el envío con la antelación necesaria
Qué consigues
La renovación deja de depender de la memoria.
La situación
Se prepara una campaña y hay que lanzarla en fechas.
Qué haces
- La deja programada al prepararla
Qué consigues
Sale en la fecha aunque ese día haya otra cosa.
La situación
Se programa y luego cambia el destinatario.
Qué haces
- Revisa lo programado antes de que salga
Qué consigues
No sale un aviso a quien ya no corresponde.
La situación
Se programan envíos en agosto.
Qué haces
- Ajusta las fechas al calendario del sector
Qué consigues
La tasa de respuesta no se hunde.
Este artículo responde a
- programar el envío de un documento
- enviar un contrato en una fecha concreta
- que salga el lunes por la mañana
- envío automático de renovaciones