Construcción
El control documental en construcción
Gente que entra y sale cada día, y una responsabilidad que no se subcontrata.
La construcción tiene la combinación más difícil: mucha gente distinta, entrando y saliendo cada semana, trabajando en un sitio donde equivocarse hace daño de verdad. Y la responsabilidad de comprobar quién entra no se subcontrata con el trabajo.
Los tres niveles que hay que cruzar
| Nivel | Documentación | Con qué frecuencia cambia |
|---|---|---|
| La empresa subcontratada | Seguro, estar al corriente, certificados | Anual, y caduca |
| Cada trabajador | Formación, reconocimiento médico, autorizaciones | Cambia con cada persona nueva |
| Cada máquina | Conformidad, revisiones, autorización de uso | Viaja entre obras |
Importante
El cruce entre los tres es lo que decide si alguien puede entrar hoy. Una empresa con todo en regla y un trabajador con la formación caducada es exactamente el caso que se comprueba después de un accidente, y el que ninguna carpeta resuelve.
Por qué el Excel se rompe aquí antes que en ningún sitio
Porque el estado cambia a diario. La lista que alguien actualizó el lunes ya no dice la verdad el miércoles, y el encargado que abre la puerta no está en la oficina donde vive esa lista.
Ojo con esto
Los avisos de caducidad tienen que llegar con margen largo. Renovar una formación implica organizar un curso, y quince días no dan: sesenta, sí.
Ten en cuenta
Si os auditan por coordinación de actividades empresariales, este cruce es exactamente el expediente que se pide. Montarlo bien sirve para las dos cosas.
›¿Y los autónomos?
Igual que una empresa: expediente propio con sus documentos.
›¿Puedo dar acceso al coordinador de seguridad?
Sí, de consulta y acotado a esa obra.
›¿Sirve para varias obras a la vez?
Un expediente por obra, y las máquinas viajan con el suyo.
Un caso real
La situación
Una constructora lleva el control de nueve subcontratas en una hoja que actualiza una persona.
Qué haces
- Un expediente por subcontrata, con trabajadores y máquinas dentro
- Avisos a 60 días
Qué consigues
El encargado comprueba en la puerta desde el móvil, y la hoja deja de ser el único sitio donde vive la verdad.
La situación
Cada obra guarda sus papeles a su manera.
Qué haces
- Usa el mismo expediente para todas
Qué consigues
La respuesta no depende de qué obra pregunten.
La situación
El jefe de obra lleva la documentación en su móvil.
Qué haces
- Guarda lo capturado en el expediente de la obra
Qué consigues
El registro sobrevive al cambio de persona.
La situación
Al cerrar falta documentación de meses atrás.
Qué haces
- Pide según ocurre el hecho, no al cerrar
Qué consigues
El cierre es un trámite.
La situación
Una subcontrata entra sin estar al día.
Qué haces
- Consulta el estado antes de autorizar
Qué consigues
El hueco se ve antes de la puerta.
La situación
Un cliente pide justificar algo de una obra terminada.
Qué haces
- Conserva el expediente más allá del fin de obra
Qué consigues
La garantía se afronta con el registro.
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