Construcción
El que mantiene lo que construyó otro
Os dan las llaves de un edificio y una carpeta incompleta. Todo lo que no esté ahí lo descubriréis abriendo cosas.
Empezáis un contrato sobre un edificio que no construisteis, con instalaciones que no elegisteis y una documentación que os entrega alguien que tampoco estaba cuando se hizo. **Lo que recibáis el primer día es todo lo que vais a recibir**: a partir de ahí, cada cosa que falte se descubre en el momento más caro posible, que es cuando algo se ha estropeado.
Lo que se hereda y lo que no
| Lo que hay | Lo que se suele recibir | Lo que hace falta |
|---|---|---|
| El edificio | Las llaves | Saber qué hay dentro |
| Las instalaciones | Una carpeta | Marcas, modelos y ubicaciones |
| El histórico | Casi nunca | Qué se ha hecho antes |
| **Las garantías vivas** | **Rara vez** | **Qué NO hay que tocar todavía** |
Importante
**El dato que más dinero ahorra y que casi nunca se traspasa es qué está todavía en garantía.** Un equipo reparado por vosotros que estaba cubierto es dinero perdido dos veces: lo que costó arreglarlo y lo que habría costado no arreglarlo. Preguntarlo al empezar cuesta una conversación; descubrirlo después de la primera avería cuesta la avería entera y no se recupera.
Lo que hay que levantar en las primeras semanas
- 1
Un inventario propio, aunque sea básico
Qué hay, dónde está y de qué marca. Sin eso no se planifica nada.
- 2
Qué revisiones tocan y cuándo
Las que van por calendario no avisan y llegan todas juntas.
- 3
Qué documentación falta, listado y pedido
Al principio hay interlocutor; en seis meses puede que no.
- 4
Y dónde se va a guardar lo que generéis
Vuestro histórico empieza hoy y es el activo del contrato.
Ojo con esto
Hay un final previsible que conviene tener en cuenta desde el principio: **algún día este contrato se acaba y alguien pedirá el histórico**. Si todo lo que habéis hecho durante cinco años vive en partes de trabajo en papel y en la cabeza de dos técnicos, ese traspaso será igual de malo que el que sufristeis vosotros — y además os deja sin argumento para renovar, porque no podréis enseñar lo que hicisteis. El histórico bien llevado es lo que os defiende en las dos direcciones.
Ten en cuenta
Qué revisiones son obligatorias en cada instalación, con qué periodicidad, quién puede ejecutarlas y qué registros hay que conservar **lo determina la normativa aplicable a cada equipo, y lo concreta vuestro asesor o el organismo competente**. Aquí se explica lo organizativo: cómo levantar el inventario y el calendario cuando se hereda un edificio a ciegas.
›¿Qué pido el primer día?
Inventario, garantías vivas e histórico. En ese orden, y por escrito.
›¿Y si no existe documentación?
Se levanta. Es coste del arranque y se recupera en la primera avería evitada.
›¿Merece la pena guardar mi propio histórico?
Es lo que os defiende en una reclamación y en una renovación.
Un caso real
La situación
Se repara un equipo que estaba todavía en garantía.
Qué haces
- Registra qué garantías siguen vivas y hasta cuándo
Qué consigues
El coste evitable se evita.
La situación
Nadie sabe qué instalaciones hay ni dónde están.
Qué haces
- Permite levantar y consultar el inventario
Qué consigues
El mantenimiento se planifica sobre datos.
La situación
Las revisiones por calendario llegan todas juntas.
Qué haces
- Avisa de cada vencimiento con antelación
Qué consigues
El calendario se reparte en lugar de acumularse.
La situación
El histórico vive en partes en papel y en dos técnicos.
Qué haces
- Guarda cada intervención en el expediente del edificio
Qué consigues
El conocimiento deja de ser personal.
La situación
Falta documentación y ya no hay a quién pedírsela.
Qué haces
- Deja constancia de lo pedido al empezar el contrato
Qué consigues
La petición se hace mientras hay interlocutor.
La situación
Acaba el contrato y hay que entregar cinco años de trabajo.
Qué haces
- Conserva el histórico completo y exportable
Qué consigues
El traspaso se hace en horas y demuestra lo hecho.
Este artículo responde a
- asumir el mantenimiento de un edificio existente
- no tengo documentacion de las instalaciones
- que pedir al empezar un contrato de mantenimiento
- inventario de instalaciones de un edificio