Construcción
Una promoción, de la compra a la entrega
Dos o tres años, muchos actores y una documentación que sobrevive a todos.
Una promoción dura dos o tres años y por ella pasan proyectistas, constructoras, subcontratas, comerciales, compradores y, al final, una comunidad de vecinos. Casi nadie está desde el principio hasta el final — salvo la documentación, que tiene que sobrevivir a todos ellos.
Las cuatro fases y qué se acumula en cada una
| Fase | Qué documentación | Quién la pedirá después |
|---|---|---|
| Suelo y licencias | Titularidad, licencias, condicionantes | El comprador, el banco, la comunidad |
| Proyecto y contratación | Proyecto, contratos, seguros | La aseguradora si hay un siniestro |
| Ejecución | Subcontratas, materiales, controles | Quien reclame un defecto |
| Entrega | Libro del edificio, actas, garantías | Cada comprador, durante años |
Importante
La cuarta columna es la que cambia cómo se guarda todo lo anterior. Nada de esto se archiva para vosotros: se archiva para alguien que lo va a pedir dentro de tres, cinco o diez años, cuando quien lo montó ya no esté en la empresa.
Lo que más se pierde
Ojo con esto
Entregar el libro del edificio sin acuse firmado es el error que más reaparece: a los tres años un comprador dice que nunca lo recibió, y sin acuse la discusión no tiene salida.
Lo que hay que poder responder años después
Quién ejecutó cada parte, qué material se usó, qué se entregó a quién y cuándo empezaron a contar las garantías. Las cuatro se responden con fechas o no se responden, y las cuatro llegan cuando ya nadie se acuerda.
Ten en cuenta
Si hacéis varias promociones, montarlas como el mismo proceso hace que la tercera cueste una fracción. Lo que cambia es el suelo y los compradores; el esqueleto documental, poco.
›¿Puedo dar acceso a la comunidad al final?
Sí, acotado a lo que le corresponde como propietaria.
›¿Y a la constructora durante la obra?
Acotado a su parte y con fecha de fin.
›¿Cuánto hay que conservarlo?
Los plazos de garantía de obra nueva son largos; confirmadlo con vuestro asesor.
Un caso real
La situación
Una promotora recibe a los tres años una reclamación y no encuentra el certificado del material usado.
Qué haces
- Monta la siguiente promoción como proceso, con los certificados asociados a cada partida
Qué consigues
La reclamación siguiente se responde en una hora en vez de asumirse por no poder demostrar nada.
La situación
La promoción avanza y cada fase guarda sus papeles aparte.
Qué haces
- Usa un único expediente por promoción
Qué consigues
La foto es una sola de principio a fin.
La situación
Al entregar falta documentación de la fase de obra.
Qué haces
- Pide según ocurre el hecho
Qué consigues
La entrega no descubre huecos de meses atrás.
La situación
Cada industrial entrega cuando se acuerda.
Qué haces
- Pide y recuerda de forma automática
Qué consigues
El último mes se dedica a revisar.
La situación
Los compradores preguntan y no hay expediente por vivienda.
Qué haces
- Organiza también por unidad
Qué consigues
Se contesta como se pregunta.
La situación
Años después llega una reclamación de garantía.
Qué haces
- Conserva el expediente más allá de la entrega
Qué consigues
La garantía se afronta con el registro.
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