Créditos y facturación
Planificar el consumo de un año
Contar acciones, no proveedores ni usuarios, y anticipar los tres picos.
La estimación falla casi siempre por la misma razón: se calcula por número de proveedores o de usuarios, y el consumo no va por ahí. Va por acciones ejecutadas, y esas se concentran en momentos concretos del año.
Cómo se cuenta
- 1
Contad las acciones recurrentes del mes normal
Altas, envíos a firmar, documentos subidos y leídos. Ese es vuestro suelo.
- 2
Multiplicad por doce
Es el grueso y suele ser bastante estable.
- 3
Sumad los picos aparte
Es lo que descuadra la estimación de todo el mundo.
Los tres picos que casi todos tienen
| Pico | Cuándo | Qué lo dispara |
|---|---|---|
| Renovación anual de proveedores | Suele ser enero o el inicio de ejercicio | Un envío por proveedor, más recordatorios |
| Campaña o temporada alta | Según el sector | Altas de personal en pocas semanas |
| Envío masivo a plantilla | Cambio de convenio, anexos | Un envío, aunque sea a trescientos |
Importante
El tercero es el que más se sobreestima y juega a vuestro favor: un envío masivo cuenta como **una** acción, no una por destinatario. Si estáis presupuestando el anexo anual a trescientos empleados como trescientos créditos de envío, la cifra real es mucho menor.
Ojo con esto
Y el que más se subestima es el segundo. Sesenta altas en una semana de campaña consumen más que tres meses normales, porque cada alta son varias acciones: crear, enviar, subir y leer documentos.
Lo que conviene revisar a mitad de año
Ten en cuenta
Comprar para todo el año de golpe solo tiene sentido si la licencia cubre ese periodo: los créditos no caducan por tiempo, pero no se pueden gastar si la licencia expira.
›¿Puedo ajustar a mitad de año?
Sí, la reposición es inmediata.
›¿Conviene comprar de más?
Lo justo para no quedarse a mitad de una tanda; el resto no aporta.
›¿Se puede ver el consumo por proceso?
Sí, y es lo que explica los picos.
Un caso real
La situación
Una empresa presupuesta el año multiplicando por su número de proveedores.
Qué haces
- Cuenta acciones del mes normal y suma los tres picos aparte
- Comprueba que el envío masivo cuenta como una acción
Qué consigues
La cifra baja de forma sustancial y el presupuesto deja de sobrar a mitad de año.
La situación
Se estima el año con el consumo de un mes tranquilo.
Qué haces
- Separa el mes punta del mes normal
Qué consigues
La previsión aguanta el año.
La situación
No se cuenta con el crecimiento previsto.
Qué haces
- Añade el supuesto de crecimiento
Qué consigues
La estimación no se queda corta a mitad de año.
La situación
Se planifica sin saber qué consume cada proceso.
Qué haces
- Consulta el consumo por tipo de actividad
Qué consigues
La previsión se apoya en datos propios.
La situación
Un proceso nuevo entra sin estimar su consumo.
Qué haces
- Estima antes de implantarlo
Qué consigues
El impacto se conoce antes.
La situación
La dirección pide una cifra anual.
Qué haces
- Lleva el cálculo por actividad y el supuesto
Qué consigues
La cifra es explicable.
Este artículo responde a
- presupuestar consumo anual
- cuántos créditos voy a necesitar al año
- planificar el gasto de la plataforma
- estimar consumo de créditos