Créditos y facturación
Saber qué área gasta qué
Para repercutir el coste o simplemente para que cada uno vea el suyo.
El saldo es de la organización, así que a fin de mes hay un número único y nadie sabe de dónde salió. Si tenéis que repercutirlo —o simplemente que cada responsable vea lo suyo—, hace falta que el gasto se pueda atribuir, y eso se decide antes de gastarlo, no después.
Lo que hace atribuible un gasto
Cómo se monta
- 1
Un equipo por área que tenga presupuesto propio
No por organigrama: por quién responde del gasto.
- 2
Cada proceso, dentro de su equipo
Un proceso compartido entre tres áreas es un gasto que no se puede repartir.
- 3
Revisar el desglose una vez al mes
Diez minutos. Es donde se ve el SMS puesto por defecto en un proceso de trescientas personas.
Ojo con esto
Partir la organización en equipos por motivos contables tiene un coste real: dificulta compartir plantillas y contactos. Hazlo si de verdad vais a repercutir; si es solo curiosidad, el desglose por proceso suele bastar.
Importante
Repercutir el coste tiene un efecto que conviene anticipar: el área que paga empieza a evitar el gasto. Si eso significa que dejan de mandar SMS a quien no lee el correo, habréis ahorrado créditos y perdido entregas.
Ten en cuenta
Antes de montar nada, mira el desglose actual. Muchas veces el 80 % del gasto sale de un solo proceso, y con saber cuál ya no hace falta repartir nada.
›¿Se puede poner un tope por equipo?
Se controla por permisos: quien no puede lanzar tandas grandes no gasta de golpe.
›¿Se puede exportar?
Sí, con sus fechas, que es lo que necesita administración.
›¿El gasto de un tercero a quién se imputa?
Al que lanzó el envío. El tercero nunca paga nada.
Un caso real
La situación
Un grupo quiere repercutir el gasto a sus tres divisiones.
Qué haces
- Mira primero el desglose
- Descubre que el 78 % sale del alta de proveedores, que es de compras
Qué consigues
Imputa ese proceso a compras y se ahorra partir la organización en tres.
La situación
Se reparte el coste a ojo entre áreas.
Qué haces
- Consulta el consumo real por área
Qué consigues
El reparto se hace con datos.
La situación
Un área dice que no gasta tanto.
Qué haces
- Enseña el detalle de su consumo
Qué consigues
La conversación se cierra con el dato.
La situación
Se quiere saber qué proceso consume más.
Qué haces
- Consulta el consumo por tipo de actividad
Qué consigues
La optimización va donde importa.
La situación
El gasto crece y nadie sabe de dónde viene.
Qué haces
- Compara el consumo entre periodos
Qué consigues
El aumento se localiza.
La situación
Cada área pide más saldo sin justificar.
Qué haces
- Reparte según el consumo registrado
Qué consigues
La asignación deja de ser una negociación.
Este artículo responde a
- repartir el gasto entre departamentos
- saber cuánto gasta cada equipo
- imputar costes por área
- informe de consumo por proyecto