Créditos y facturación
Repartir el coste entre empresas del grupo
Cuando lo paga una sociedad y lo usan tres, y hace falta poder justificarlo.
En un grupo es habitual que una sociedad contrate y las demás usen. Funciona bien hasta que alguien —el asesor fiscal, una auditoría, el socio de una de las filiales— pide justificar el reparto. Y entonces hace falta un criterio y un dato que lo sostenga.
Las tres formas de repartir
| Criterio | Cuándo encaja | Qué hace falta |
|---|---|---|
| Por consumo real | Cuando el uso es muy distinto entre sociedades | El desglose por organización o por área |
| Por una clave fija | Cuando el uso es parecido y el reparto sería discutible | Un criterio escrito y estable (plantilla, facturación) |
| Mixto | Una parte fija y otra por consumo | Las dos cosas, y explicar por qué |
Importante
Lo que no funciona es no tener criterio. Repartir «como siempre» sin documento que lo explique es lo que se cuestiona en una inspección o cuando entra un socio nuevo en una de las filiales.
Cómo se sostiene con datos
- 1
Separad lo que se puede separar
Si cada sociedad es una organización, el consumo ya viene separado de origen.
- 2
Si van juntas, separad por área o equipo
Permite atribuir sin necesidad de dividir la operativa.
- 3
Sacad el dato el mismo periodo que factura
Mensual con mensual. Reconstruir a fin de año es donde aparecen las discrepancias.
- 4
Y dejad el criterio por escrito, una vez
Con fecha. Cambiarlo después es legítimo; cambiarlo sin dejar rastro, no.
Ojo con esto
Si decidís separar en organizaciones distintas solo para poder repartir el coste, pensadlo dos veces: gestionar cinco organizaciones cuesta más que el reparto que resuelve. Separad por otras razones, y usad el desglose para el reparto.
Lo que suele pedir el asesor
Con esas tres cosas el reparto se defiende solo. Sin ellas, cada ejercicio se vuelve a discutir desde cero.
Ten en cuenta
Además del reparto, el desglose sirve para lo que casi nadie mira: descubrir que un área consume la mitad del total. Esa información es más útil para gestionar que para facturar.
›¿Se puede tener un saldo por sociedad?
Si son organizaciones separadas, sí: cada una lleva el suyo.
›¿Y si una filial se va del grupo?
Con organizaciones separadas es limpio; si iban juntas, hay que planificar la separación.
›¿Vale repartir a partes iguales?
Si el uso es realmente parecido y está escrito, es un criterio válido.
Un caso real
La situación
Un grupo reparte el coste a partes iguales entre cuatro sociedades y una lo cuestiona.
Qué haces
- Saca el desglose de uso por área del último trimestre
- Escribe el criterio mixto y lo aplica desde el periodo siguiente
Qué consigues
El reparto deja de discutirse y la sociedad que apenas usaba paga lo que le corresponde.
La situación
El coste se reparte a partes iguales entre empresas.
Qué haces
- Consulta el consumo real de cada una
Qué consigues
El reparto se hace con datos.
La situación
Una empresa del grupo dice que gasta menos.
Qué haces
- Enseña su detalle de consumo
Qué consigues
La conversación se cierra con el dato.
La situación
Cada empresa quiere su propio control.
Qué haces
- Separa el consumo por organización
Qué consigues
Cada una ve lo suyo.
La situación
El reparto se hace a mano cada mes.
Qué haces
- Consulta el desglose ya calculado
Qué consigues
El cierre deja de ocupar una tarde.
La situación
Una empresa nueva entra en el grupo.
Qué haces
- Añade su consumo al mismo desglose
Qué consigues
El reparto sigue funcionando igual.
Este artículo responde a
- repercutir el coste a las filiales
- reparto de gastos entre empresas del grupo
- justificar el uso por sociedad
- facturación interna de servicios compartidos