Tu espacio de trabajo
¿Una organización o varias?
La decisión que más cuesta deshacer, explicada con los tres criterios que importan.
Si tenéis varias sociedades, marcas o delegaciones, en algún momento hay que decidir si van juntas o separadas. Conviene decidirlo pronto: mover documentación y expedientes entre organizaciones después es trabajo, y algunas cosas no se pueden mover.
Los tres criterios
| Pregunta | Si la respuesta es sí | Si es no |
|---|---|---|
| ¿Alguien debe NO ver lo de la otra? | Separadas | Juntas |
| ¿Facturan y contratan por separado con terceros? | Probablemente separadas | Juntas |
| ¿La misma persona trabaja en las dos a diario? | Juntas, con equipos | Separadas |
Importante
El primero manda sobre los otros dos. Si hay información que no debe cruzar —por competencia, por acuerdo con un socio o por norma—, la separación es la respuesta aunque sea más incómoda de gestionar.
Lo que cambia según la elección
- 1
Separadas: aislamiento real
Nada se ve entre ellas. También los contactos, las plantillas y los informes.
- 2
Separadas: gestión duplicada
Configuración, usuarios y saldo por cada una. Es el coste que se paga.
- 3
Juntas: una sola foto
Informes del conjunto y trabajo compartido sin saltar de sitio.
- 4
Juntas: la separación se hace con permisos
Funciona bien para delegaciones, no para socios distintos.
Ojo con esto
El caso que más se equivoca es el de las delegaciones. Se crean cinco organizaciones «para que cada una vea lo suyo», y al mes se descubre que dirección quiere un informe conjunto que ahora hay que montar a mano cinco veces. Para eso servían los equipos y los permisos.
Si ya elegisteis mal
No es una decisión irreversible, pero sí una de las caras. Media hora pensándola al principio ahorra semanas después.
Ten en cuenta
Cambiar de organización se hace desde el mismo sitio arriba, sin volver a entrar. Y quien tiene acceso a varias lo tiene explícitamente: no se ve nada por descuido.
›¿Puedo tener usuarios en varias?
Sí, con acceso concedido en cada una.
›¿El saldo se comparte?
Cada organización lleva el suyo; si eso os complica, es un argumento para unirlas.
›¿Y para una franquicia?
Suele ser separadas, con acceso de la central donde corresponda.
Un caso real
La situación
Un grupo con cinco delegaciones crea una organización por delegación.
Qué haces
- Comprueba que nadie tiene que dejar de ver lo de otra
- Las unifica y separa por equipos y permisos
Qué consigues
Dirección obtiene el informe conjunto y cada delegación sigue viendo solo lo suyo.
La situación
Se crea una organización por delegación.
Qué haces
- Usa proyectos o carpetas dentro de una
Qué consigues
La estructura no se multiplica sin motivo.
La situación
Dos empresas comparten organización y se mezcla todo.
Qué haces
- Separa cada una en la suya
Qué consigues
Cada una tiene lo suyo.
La situación
Los informes hay que sumarlos a mano entre organizaciones.
Qué haces
- Valora si de verdad hacía falta separarlas
Qué consigues
La decisión se revisa con el uso real.
La situación
Una persona trabaja en dos y duplica cuentas.
Qué haces
- Le da acceso a las dos con una cuenta
Qué consigues
Deja de haber contraseñas duplicadas.
La situación
Se separó por precaución y ahora estorba.
Qué haces
- Revisa la decisión con datos de uso
Qué consigues
La estructura se ajusta a cómo se trabaja.
Este artículo responde a
- separar empresas del grupo en la plataforma
- una organización por sociedad o una sola
- cómo organizar varias marcas
- dividir por delegaciones o no