Documentos e IA
Documentos con tablas
Un campo suelto se lee bien casi siempre. Una tabla falla por otro sitio: no por el número, sino por la fila.
Un certificado tiene un número, una fecha y un titular: tres datos sueltos, y se leen bien. Una factura, un albarán o un listado de resultados tienen veinte filas de cuatro columnas, y ahí la lectura automática se comporta de otra manera — no peor en el sentido que uno espera.
Dónde falla realmente
| Lo que la gente teme | Lo que pasa en realidad |
|---|---|
| Que lea mal el número | El número suele leerse bien: son cifras grandes y limpias |
| Que se salte una fila | Ocurre, y es visible: el total no cuadra y salta a la vista |
| — | Lo que falla de verdad es a qué fila pertenece cada valor |
| — | Y las filas que continúan en la página siguiente, que se parten |
Importante
Ese tercer punto es el que no se puede deducir mirando el resultado: **un valor bien leído puede acabar en la fila equivocada**, y entonces todo cuadra por separado y el conjunto miente. La suma sale, cada número existe en el documento, y sin embargo la cantidad de una referencia se ha puesto en la de al lado. Cuando importa el desglose y no solo el total, hay que mirar dos o tres filas al azar, no el total.
Qué hace que una tabla se lea bien
Ojo con esto
Si la tabla la generáis vosotros y la manda un proveedor, hay una salida mucho mejor que afinar la lectura: **pedir el mismo dato en un formulario en vez de dentro de un documento**. Un albarán escaneado se lee; un formulario con una línea por referencia no hay que leerlo. Se tarda lo mismo en rellenarlo y desaparece el problema entero.
Cómo revisarlo sin releer el documento entero
- 1
Comprobar el total contra la suma de las filas
Detecta la fila que falta o la que se duplicó.
- 2
Elegir dos filas al azar y contrastar la fila completa
No el número: la fila entera, para ver si están alineadas.
- 3
Mirar el salto de página
Es donde se parte una fila, y donde nadie mira.
- 4
Y corregir en la plataforma, no en el documento
Así queda constancia de qué se cambió y quién.
Ten en cuenta
Si un documento con tablas se lee sistemáticamente mal, suele ser el documento y no la lectura: mismo proveedor, misma plantilla, mismo fallo. Hablarlo con quien lo emite arregla los siguientes de golpe.
›¿Conviene extraer todas las líneas?
Solo si vais a usarlas. Si os basta el total, pedir menos falla menos.
›¿Y un Excel?
Mucho mejor: ahí las filas son filas de verdad, no una imagen de filas.
›¿Sirve subirlo con más resolución?
Ayuda a leer los números, no a colocar las filas. Son problemas distintos.
Un caso real
La situación
Una empresa extrae las líneas de los albaranes de un proveedor y los totales cuadran.
Qué haces
- Contrasta dos filas completas al azar y el salto de página
Qué consigues
Aparece una cantidad colocada en la referencia de al lado, que el total no delataba.
La situación
Una tabla se lee con las columnas cruzadas.
Qué haces
- Revisa la extracción contra la imagen
Qué consigues
El dato queda en su columna.
La situación
La tabla se parte entre dos páginas.
Qué haces
- Comprueba que se leyó completa
Qué consigues
No falta ninguna fila.
La situación
Se extrae solo el total y hacía falta el detalle.
Qué haces
- Define qué filas o columnas interesan
Qué consigues
La extracción sirve para lo que se necesita.
La situación
Una tabla escaneada torcida se lee mal.
Qué haces
- Endereza antes de subir
Qué consigues
La lectura mejora sin más ajustes.
La situación
Se teclean tablas largas a mano.
Qué haces
- Deja que se lean y revisa lo dudoso
Qué consigues
El tiempo se dedica a comprobar.
Este artículo responde a
- lee mal las tablas de una factura
- extraer las líneas de un albarán
- por qué se equivoca de fila
- documentos con muchas columnas