Documentos e IA
El mismo dato con dos valores distintos
La factura dice una cosa y el albarán otra. Cuál manda y qué hacer con la diferencia.
Cuando dos documentos del mismo asunto dicen cosas distintas, el problema no es de lectura: los dos se leyeron bien y no coinciden entre sí. Es una discrepancia real, y lo único que cambia es que ahora se ve el mismo día en lugar de al cerrar el mes.
Por qué difieren, en orden de frecuencia
| Causa | Cómo se reconoce | Qué hacer |
|---|---|---|
| Se sirvió distinto de lo pedido | El albarán cuadra con lo recibido y no con el pedido | Aceptar o reclamar, pero decidirlo |
| Corrección a mano en el papel | Un número tachado y otro escrito al lado | Vale lo corregido, y se teclea |
| Documentos de fechas distintas | Una entrega parcial y otra posterior | No es discrepancia: son dos hechos |
| Error de quien lo emitió | Los demás datos no encajan tampoco | Pedir el documento corregido |
Importante
La tercera fila es la que genera falsas alarmas y la que más tiempo hace perder. Antes de reclamar nada, mirad las fechas: dos documentos que no coinciden porque describen momentos distintos no son un error, son la historia normal de un suministro fraccionado.
Qué documento manda
- 1
Para qué se entregó, el albarán firmado
Es el que recoge lo que llegó de verdad y quién lo recibió.
- 2
Para qué se pidió, el pedido
La diferencia entre los dos es exactamente lo que hay que aclarar.
- 3
Para qué se cobra, la factura
Y debería cuadrar con el albarán, no con el pedido.
- 4
Y si hay contrato, manda el contrato
Precios, condiciones y tolerancias pactadas están ahí, no en los albaranes.
Ojo con esto
El matiz que no se deduce hasta que se ha vivido: **el dato extraído no sustituye al documento**. Si vais a reclamar por una diferencia, la reclamación se apoya en la imagen del albarán con su número y su firma, no en el valor que aparece en un listado. El listado sirve para detectar la diferencia en el momento; la prueba sigue siendo el documento.
Cómo se detecta antes de pagar
Ese último punto ahorra más discusiones que ninguna herramienta: administración ve papeles y almacén vio la mercancía. Cuando la duda se resuelve preguntando a quien descargó, se cierra en un minuto.
Ten en cuenta
Cruzar datos entre dos documentos es una acción de IA y consume, como cualquier otra. Compensa hacerlo donde hay dinero o riesgo —recepciones, facturas grandes, lotes críticos— y no sobre todo el flujo por sistema.
›¿Puedo corregir el dato extraído a mano?
Sí, y conviene: queda constancia de que alguien lo revisó.
›¿Y si el proveedor no reconoce la diferencia?
Ahí es donde el albarán firmado en la entrega vale su peso.
›¿Se puede avisar automáticamente si no cuadran?
Sí, y es de las reglas que más rinden si se le pone una tolerancia razonable.
Un caso real
La situación
Administración detecta al cerrar el mes que tres facturas no cuadran con sus albaranes.
Qué haces
- Cruza albarán y factura al recibir, con una tolerancia acordada
- Pregunta a quien descargó antes de reclamar
Qué consigues
Las diferencias se resuelven el mismo día y dejan de aparecer en el cierre.
La situación
El mismo dato aparece con dos valores en dos documentos.
Qué haces
- Comprueba de qué documento salió cada uno
Qué consigues
Se sabe cuál respalda cada valor.
La situación
Se elige uno de los dos sin dejar constancia.
Qué haces
- Registra cuál se toma y por qué
Qué consigues
La decisión es explicable.
La situación
Un documento es más reciente que el otro.
Qué haces
- Compara las fechas de los dos
Qué consigues
El criterio deja de ser una intuición.
La situación
El valor mal leído se corrige en el sitio equivocado.
Qué haces
- Corrige en el documento del que salió
Qué consigues
El origen y el dato vuelven a coincidir.
La situación
Un informe usa el valor equivocado.
Qué haces
- Comprueba de dónde toma el dato
Qué consigues
El informe se apoya en lo correcto.
Este artículo responde a
- la factura y el albarán no coinciden
- datos contradictorios entre documentos
- qué documento manda si hay diferencia
- cuadrar cantidades entre documentos