Documentos e IA
Documentos escritos a mano
Partes, albaranes y anotaciones a bolígrafo: qué se puede sacar de ahí y qué conviene teclear.
Buena parte del papel que sigue circulando está rellenado a mano: el albarán con la cantidad corregida, el parte del técnico, la hoja de control con las temperaturas del turno. Se puede subir y se debe subir, pero conviene saber qué se puede esperar de ahí y qué no.
Qué se lee bien y qué no
| Elemento | Se lee | Comentario |
|---|---|---|
| El impreso de fondo | Bien | El texto preimpreso es texto normal |
| Números claros y separados | Regular | Un 1 y un 7 se confunden según quién escriba |
| Texto manuscrito corrido | Mal | La caligrafía real no es la de un ejemplo |
| Firmas y garabatos | No es texto | Se ven, pero no dicen nada por sí mismos |
Importante
El matiz que no se deduce mirando la pantalla: cuando un manuscrito se lee mal, el resultado **no suele venir vacío, sino equivocado**. Un impreso escaneado devuelve el texto preimpreso perfectamente y, en el hueco rellenado a mano, un valor plausible que puede no ser el que está escrito. Es más peligroso que no leer nada, porque parece correcto.
Cómo se trabaja con ellos sin perder tiempo
- 1
Subidlos igual, siempre
Aunque la lectura sea imperfecta, el documento queda guardado, fechado y localizable por el asunto.
- 2
Teclead a mano los dos o tres datos que importan
Cantidad, fecha, número de lote. Treinta segundos que evitan una reclamación.
- 3
Comprobad los números antes de usarlos
Si un dato manuscrito va a una factura o a un registro obligatorio, se mira contra la imagen.
- 4
Y fotografiad de frente y con luz
En manuscrito la calidad del escaneo cambia el resultado más que en ningún otro caso.
Ojo con esto
Cuidado con las correcciones a bolígrafo sobre un impreso: una cantidad tachada y reescrita al lado se lee como dos números, y no siempre se queda con el bueno. Cuando el papel venga corregido, ese dato se teclea, no se hereda.
Lo que conviene cambiar en origen
Ese último punto es gratis y cambia mucho: un número escrito dentro de una casilla se lee bastante mejor que el mismo número en una línea abierta.
Ten en cuenta
Un documento manuscrito mal leído no es un documento perdido: sigue estando, sigue viéndose y sigue sirviendo como prueba de lo que decía. Lo único que pierde es la búsqueda por su contenido, y eso se compensa tecleando los pocos datos que de verdad se consultan.
›¿Puedo volver a procesarlo si mejora la lectura?
Sí, y no hace falta volver a subirlo.
›¿Sirve para el cuaderno de campo o el libro de registro?
Como archivo sí; para responder rápido, teclead los datos que os van a preguntar.
›¿Y si el documento es antiguo y no hay original digital?
Es exactamente el caso de subirlo y anotar a mano lo esencial.
Un caso real
La situación
Un almacén sube albaranes con la cantidad corregida a bolígrafo y factura con el dato leído.
Qué haces
- Teclea la cantidad final tras mirar la imagen
- Pide al proveedor el albarán en digital
Qué consigues
Dejan de aparecer diferencias de cantidad en las facturas del mes.
La situación
Un documento manuscrito se lee a medias.
Qué haces
- Revisa a mano lo que quede marcado
Qué consigues
Se corrige lo poco que falla.
La situación
La letra es difícil y se teclea todo de nuevo.
Qué haces
- Aprovecha lo que sí salió y corrige el resto
Qué consigues
El tecleo se reduce.
La situación
Se fotografía un manuscrito con poca luz.
Qué haces
- Repite con mejor luz y contraste
Qué consigues
La lectura mejora bastante.
La situación
Un formulario manuscrito se repite cada semana.
Qué haces
- Valora sustituirlo por captura directa
Qué consigues
El problema desaparece en origen.
La situación
Se aprueba lo leído sin comprobar el manuscrito.
Qué haces
- Compara con la imagen antes de aprobar
Qué consigues
El dato guardado es el que dice el papel.
Este artículo responde a
- leer un documento escrito a mano
- el ocr no lee la letra manuscrita
- albarán rellenado a bolígrafo
- digitalizar partes de trabajo en papel