Documentos e IA
Documentos que llegan por mensajería
El albarán que te mandan por WhatsApp existe, y hay que decidir qué se hace con él.
Guste o no, mucha documentación real llega hoy por mensajería: el albarán fotografiado, el certificado en PDF, la foto de un daño. Prohibirlo no funciona —la gente seguirá haciéndolo— y aceptarlo sin más deja la documentación de la empresa en el móvil personal de alguien.
Los tres problemas de dejarlo así
| Problema | Consecuencia |
|---|---|
| Está en un móvil personal | Se va con la persona y con el móvil |
| No hay contexto | Un PDF suelto en un chat no dice de qué pedido es |
| No hay constancia útil | «Te lo mandé por WhatsApp» no es un registro de entrega |
Importante
El tercero es el que más discusiones genera. La mensajería deja constancia de que se envió un fichero, pero esa constancia vive en dos móviles particulares y es fácil de perder o de discutir. No es lo mismo que un envío registrado.
Qué hacer, sin pelearse con nadie
- 1
Aceptadlo como vía de aviso, no como vía de entrega
«Vale, súbelo aquí» convierte un chat en documentación.
- 2
Si ya llegó por ahí, subidlo vosotros al expediente
Diez segundos. Es mejor que perderlo por principio.
- 3
Y para lo que importe, pedidlo por la vía con registro
Firmas, aportaciones formales, plazos. Ahí la mensajería no basta.
Ojo con esto
El caso peligroso es la firma. Un «conforme» en un chat puede valer como indicio, pero no deja las evidencias que sí deja una firma: identidad, momento y contenido exacto de lo aceptado. Para eso existe el envío a firmar, y cuesta lo mismo que discutir después.
Cuando el canal de mensajería es el bueno
Usado así, es un canal excelente: llega, se lee y desatasca. El problema nunca fue el canal, sino usarlo como archivo.
Ten en cuenta
Si mandáis peticiones por ese canal, el destinatario puede aportar igualmente desde el enlace, sin instalar nada. Es la forma de aprovechar que la mensajería llega mejor sin perder el registro.
›¿Se pueden mandar recordatorios por ahí?
Sí, y para algunos destinatarios funciona bastante mejor que el correo.
›¿Vale una foto de un albarán mandada por chat?
Como documento sí, si la subís. Como prueba de entrega, no.
›¿Y los grupos de obra o de equipo?
Sirven para coordinar; lo que se decida ahí, si importa, se recoge en el expediente.
Un caso real
La situación
Un jefe de obra recibe todos los albaranes por chat y los guarda en el móvil.
Qué haces
- Sube cada uno al expediente de la obra al recibirlo
Qué consigues
Cuando cambia de móvil no se pierde nada y los albaranes se pueden buscar por proveedor.
La situación
El documento llega en papel por mensajería.
Qué haces
- Lo captura al recibirlo
Qué consigues
Entra en el expediente el mismo día.
La situación
El sobre se abre y el papel se queda en una bandeja.
Qué haces
- Digitaliza en la propia recepción
Qué consigues
Deja de haber una pila esperando.
La situación
Nadie sabe si un documento llegó por correo o por mensajería.
Qué haces
- Registra la vía de entrada
Qué consigues
El histórico refleja lo que pasó.
La situación
El original hay que conservarlo además de la copia.
Qué haces
- Anota dónde se guarda el original
Qué consigues
Se localiza sin recorrer el archivo.
La situación
Llega algo que no corresponde a ningún expediente.
Qué haces
- Lo registra y busca a quién corresponde
Qué consigues
No se queda en una bandeja sin dueño.
Este artículo responde a
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- guardar un pdf que llega por chat
- el proveedor manda fotos por whatsapp