Documentos e IA
Fotos hechas con el móvil en el trabajo
El albarán, el contador, el daño, la matrícula: cuándo una foto es un documento y cuándo es un recuerdo.
La mayoría de la documentación de campo nace como foto de móvil: el albarán firmado, la lectura de un contador, un daño en la mercancía, el estado de una instalación. El problema no es la calidad de la foto: es que se queda en la galería del móvil de una persona.
Cuándo una foto es un documento
| Es un documento cuando… | Es solo una foto cuando… |
|---|---|
| Está en el expediente al que pertenece | Está en la galería de alguien |
| Se sabe quién la hizo y cuándo | Solo tiene los datos del móvil |
| Se puede encontrar por lo que muestra | Se llama IMG_4821 |
| Y alguien más puede verla | Solo la tiene quien la hizo |
Importante
La cuarta es la que decide. Una foto que solo existe en un móvil se pierde con ese móvil, y se pierde con esa persona cuando cambia de empresa. Ha ocurrido el trabajo, pero no queda la prueba.
Cómo hacer que sirvan
- 1
Subidla en el momento, desde el propio móvil
Al expediente correspondiente. Diez segundos entonces valen más que media hora después.
- 2
Que se lea, si tiene texto
Un albarán fotografiado y leído es buscable por número o por proveedor; sin leer, no.
- 3
Encuadrad el documento entero
El fallo más común: cortar un borde y perder el sello, la fecha o la firma.
- 4
Y certificad lo que puede acabar en discusión
Daños, estados de entrega, lecturas. Ahí la fecha demostrable vale mucho.
Ojo con esto
La foto en diagonal con sombra encima es la que peor se lee, y suele ser justo la del albarán que hará falta dentro de seis meses. Foto de frente, con luz, sin sombra del propio cuerpo: es la mitad del resultado.
Lo que conviene fotografiar siempre
Ten en cuenta
Si el sitio no tiene cobertura, la foto se hace igual y se sube al salir. Lo que no conviene es dejar para la oficina el paso de subirla: es donde se pierde.
›¿Ocupa mucho una foto de móvil?
Menos que un escaneo a máxima resolución, y entra de sobra en el límite de subida.
›¿Puedo subir varias a la vez?
Sí, y para una jornada de campo es lo normal.
›¿Sirve una foto como prueba?
Depende de qué la acompañe: fecha demostrable, autor y contexto. La foto sola vale poco.
Un caso real
La situación
Un técnico guarda en el móvil las fotos de todas sus intervenciones.
Qué haces
- Las sube al expediente de cada intervención en el momento
Qué consigues
Cuando un cliente reclama seis meses después, la foto está donde tiene que estar y con fecha.
La situación
La foto se hace con el documento en la mano y sale movida.
Qué haces
- Apoya el documento antes de disparar
Qué consigues
La lectura funciona a la primera.
La situación
Se fotografía a contraluz en una nave.
Qué haces
- Cambia de posición buscando luz uniforme
Qué consigues
El texto sale legible.
La situación
Las fotos se quedan en el carrete del móvil.
Qué haces
- Las sube al expediente en el momento
Qué consigues
El registro no depende del teléfono.
La situación
Se fotografía deprisa y falta una página.
Qué haces
- Comprueba que están todas antes de irse
Qué consigues
No hay que volver al sitio.
La situación
La foto pesa mucho y la subida falla.
Qué haces
- Sube con la conexión estable o reduce el tamaño
Qué consigues
La subida se completa.
Este artículo responde a
- subir fotos desde el móvil al expediente
- fotografiar un albarán en vez de escanearlo
- las fotos del móvil valen como documento
- hacer fotos en obra y que no se pierdan