Documentos e IA
Qué datos conviene extraer
Extraer de más da trabajo de revisión sin devolver nada.
La tentación al configurar un tipo de documento es marcar todo lo que aparece en el papel. Es un error caro: cada dato extraído es un dato que alguien tendrá que revisar cuando salga con confianza baja, y la mayoría no se va a usar nunca.
La pregunta que decide
Para cada campo: **¿voy a filtrar, avisar o decidir con esto?** Si la respuesta es no, no lo extraigas. El documento sigue guardado entero y buscable por su contenido; extraer un dato es otra cosa.
| Dato | ¿Extraerlo? | Por qué |
|---|---|---|
| Fecha de caducidad | Siempre | Es lo que dispara el aviso |
| Identificador fiscal | Sí | Permite cruzar con vuestro sistema |
| Importe asegurado | Si tenéis un mínimo exigido | Si no lo comprobáis, no sirve |
| Nombre de la aseguradora | Rara vez | No filtráis por eso |
| Dirección completa | Casi nunca | Está en el documento si hace falta |
Importante
Extraer datos personales que no vais a usar es guardarlos dos veces: en el documento y como dato suelto. Si no los necesitáis para filtrar o avisar, no los extraigáis — es la aplicación práctica de pedir lo mínimo.
La señal de que os habéis pasado
- Nadie revisa los avisos de confianza baja porque hay demasiados.
- Hay campos que llevan meses sin que nadie los mire.
- La gente corrige datos que no cambian ninguna decisión.
Ten en cuenta
Empezad con dos o tres campos por tipo. Añadir uno después cuesta un minuto; quitar el hábito de revisar cuarenta campos inútiles cuesta bastante más.
›¿Puedo cambiar los campos de un tipo ya en uso?
Sí. Lo ya extraído se conserva.
›¿Se puede extraer sin que nadie revise?
Sí, si el dato no dispara nada crítico. La revisión se reserva para lo que decide algo.
›¿Y si el documento no trae el dato?
Queda vacío. Es información: significa que ese documento no sirve para lo que queríais.
Un caso real
La situación
Una empresa configura catorce campos por cada certificado y nadie revisa ya los avisos.
Qué haces
- Deja tres: caducidad, identificador fiscal e importe asegurado
Qué consigues
Los avisos de confianza baja bajan a un puñado y vuelven a mirarse.
La situación
Se extraen veinte datos y solo se usan tres.
Qué haces
- Extrae lo que alguien va a consultar
Qué consigues
La revisión se reduce a lo útil.
La situación
Se busca por un dato que nadie extrajo.
Qué haces
- Añade ese campo a la extracción
Qué consigues
La búsqueda encuentra lo que hace falta.
La situación
Se extraen datos que ya están en otro sitio.
Qué haces
- Comprueba si el dato ya existe
Qué consigues
No se duplica información.
La situación
Un aviso depende de una fecha que no se extrae.
Qué haces
- Extrae la fecha de vigencia
Qué consigues
El aviso funciona.
La situación
Cada tipo de documento se configura distinto.
Qué haces
- Define qué extraer por tipo
Qué consigues
Los documentos del mismo tipo son comparables.
Este artículo responde a
- qué campos configurar para extraer
- mapa de campos de un tipo de documento
- extraer demasiados datos
- configurar la lectura por tipo de documento