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Cuando alguien se marcha
El día que se va, y las dos semanas de antes. En ese orden de importancia.
La salida de alguien se trata casi siempre como un asunto de accesos: se le quita la cuenta y listo. Eso es lo urgente, pero no es lo que os va a costar dinero dentro de tres meses.
Las dos semanas de antes
- 1
Que pase sus conversaciones a los expedientes
Lo que quede en su bandeja se va con la cuenta, y es donde están los compromisos.
- 2
Que deje escrito el porqué de lo raro
Las excepciones que solo esa persona conocía: quién cobra distinto, a quién hay que llamar.
- 3
Que quede claro quién recoge cada asunto
Por expediente, con nombre. «El equipo» no es un responsable.
- 4
Y que se revisen sus tareas y avisos
Si estaban a su nombre, dejarán de mirarse el día que se vaya.
Importante
El primer punto es el 80 % del valor. Casi todo el conocimiento que se pierde en una salida no estaba en la cabeza de nadie: estaba en un correo que nadie más puede abrir.
El día de la salida
| Qué | Cuándo | Detalle |
|---|---|---|
| Retirar el acceso | Ese mismo día | No la semana siguiente |
| Cerrar sus sesiones y dispositivos | A la vez | Quitar la cuenta no cierra lo ya abierto en todas partes |
| Reasignar lo que estaba a su nombre | Antes de retirar | Si no, queda huérfano y nadie lo ve |
| Dejar constancia de la fecha | En el registro | Es lo que se mira si algo pasó después |
Ojo con esto
La tercera fila hay que hacerla **antes** de la segunda. Si retiráis el acceso primero, sus tareas, avisos y expedientes se quedan sin responsable y nadie se entera hasta que algo caduca.
Lo que no se borra
Lo que se retira es el acceso, no el rastro. Esa distinción es la que permite responder años después a quién hizo qué, aunque esa persona ya no esté.
Ten en cuenta
Si la salida es conflictiva, cambia el orden: primero acceso, después traspaso con lo que haya. Y conviene revisar el registro de actividad de los días previos, que es exactamente para lo que existe.
›¿Y si vuelve más adelante?
Se le da acceso otra vez; no hay que dejarlo abierto por si acaso.
›¿Libera su plaza?
Sí, al retirar el acceso queda disponible para otra persona.
›¿Puedo ver qué se llevó?
Podéis ver qué consultó y descargó, que es lo que registra la actividad.
Un caso real
La situación
Una empresa retira el acceso el día de la baja y a los dos meses caduca un seguro.
Qué haces
- Reasigna tareas y avisos antes de retirar el acceso en la siguiente salida
- Pide el traspaso de conversaciones a los expedientes
Qué consigues
El relevo se entera de lo que vence y nada queda sin responsable.
La situación
Alguien se va con expedientes abiertos a su nombre.
Qué haces
- Reasigna sus expedientes antes del último día
Qué consigues
Ningún tercero se queda esperando.
La situación
Su correo se cierra y con él se van conversaciones.
Qué haces
- Guarda lo relevante en los expedientes antes
Qué consigues
La información sobrevive a la baja.
La situación
Su acceso sigue activo semanas después.
Qué haces
- Retira el acceso el último día
Qué consigues
La cuenta refleja quién trabaja aquí.
La situación
Los avisos siguen llegando a su dirección.
Qué haces
- Cambia el destinatario en los expedientes
Qué consigues
Los avisos llegan a alguien que existe.
La situación
Sus firmas anteriores se quieren borrar.
Qué haces
- Conserva el registro de lo que hizo
Qué consigues
El histórico sigue siendo cierto.
Este artículo responde a
- baja de un empleado accesos
- qué hacer cuando se va alguien del equipo
- traspaso antes de una salida
- quitar accesos a alguien que se marcha