Administración
Dar de baja a alguien
Qué pasa con su trabajo, sus firmas pendientes y sus documentos.
Alguien se va. Lo urgente es cortarle el acceso; lo importante es que su trabajo no se quede huérfano. Son dos cosas distintas y conviene hacer las dos.
- 1
Quítale el acceso hoy
El mismo día, no al final de mes. Su cuenta abierta ya no la vigila nadie.
- 2
Traspasa lo que llevaba
Sus expedientes abiertos y sus envíos pendientes pasan a otra persona. Si no, se quedan esperando a alguien que no va a volver.
- 3
Deja su rastro donde está
Lo que hizo sigue firmado por él, con su nombre y su fecha. No se reescribe.
Qué se lleva y qué se queda
| Cosa | Qué pasa |
|---|---|
| Los documentos que subió | Se quedan. Son de la organización, no suyos |
| Los expedientes que llevaba | Se traspasan a quien digas |
| Lo que firmó | Se queda firmado por él, para siempre |
| Sus datos personales de la cuenta | Se eliminan si lo pide, sin borrar lo anterior |
Ten en cuenta
Que sus firmas sigan a su nombre no es un descuido: una firma que cambia de dueño al irse la persona no probaría nada.
Ojo con esto
Si esa persona era el único administrador, nombra otro antes de darla de baja. Si no, la organización se queda sin quien pueda cambiar nada.
›¿Puedo recuperar la cuenta si vuelve?
Se le invita de nuevo. Es una cuenta nueva con su histórico intacto.
›¿Y si tenía firmas a medio hacer?
Se reasignan al nuevo responsable, sin repetir todo el circuito.
›¿Se avisa a los terceros con los que trataba?
No automáticamente. Si llevaba una relación viva, conviene decirlo.
Un caso real
La situación
La responsable de compras se va y llevaba once altas de proveedor abiertas.
Qué haces
- Se le quita el acceso el último día
- Los once expedientes pasan a su sustituto
- Sus firmas anteriores se quedan a su nombre
Qué consigues
Ningún proveedor se queda esperando a una dirección que ya no lee nadie.
La situación
Alguien se va y su acceso sigue activo.
Qué haces
- Retira el acceso el último día
Qué consigues
La cuenta refleja quién trabaja aquí.
La situación
Se borra su cuenta y desaparecen sus acciones.
Qué haces
- Desactiva en lugar de borrar
Qué consigues
El histórico sigue siendo cierto.
La situación
Sus expedientes se quedan a su nombre.
Qué haces
- Los reasigna antes de la baja
Qué consigues
Ningún tercero se queda esperando.
La situación
Los avisos siguen llegando a su dirección.
Qué haces
- Cambia el destinatario en los expedientes
Qué consigues
Los avisos llegan a alguien que existe.
La situación
Se olvida cerrar sus sesiones abiertas.
Qué haces
- Cierra las sesiones al dar de baja
Qué consigues
El acceso se corta de verdad.
Este artículo responde a
- eliminar un usuario del equipo
- un empleado se va qué hago con su cuenta
- traspasar los expedientes de alguien
- quitar el acceso a un compañero