Tu espacio de trabajo
Cuando alguien tiene dos cuentas
La misma persona entrando con dos correos distintos: por qué pasa y por qué conviene arreglarlo pronto.
Es un lío pequeño que crece: alguien entra un día con su correo personal porque le llegó ahí una invitación, y otro día con el de la empresa. Para la plataforma son dos personas distintas, y a partir de ahí todo se parte en dos: lo que ve, lo que ha hecho y lo que le llega.
Cómo se nota
| Síntoma | Qué está pasando |
|---|---|
| «Entro y no veo lo mío» | Está en la sesión de la otra cuenta |
| «No me llegan los avisos» | Llegan al otro correo |
| Aparece dos veces en la lista de usuarios | Son dos cuentas, no un error de visualización |
| El registro atribuye acciones a dos nombres | Y eso complica cualquier revisión posterior |
Importante
La cuarta fila es la que más molesta a largo plazo y la que nadie ve venir. Si la misma persona ha trabajado seis meses con dos cuentas, el histórico está partido: para responder a «quién hizo esto» hay que saber que esas dos identidades eran la misma, y eso solo lo sabe quien estaba entonces.
Cómo se arregla
- 1
Decidid cuál es la buena
Casi siempre la del dominio de la empresa: sobrevive a la persona y encaja con el acceso por dominio.
- 2
Pasad los accesos a esa
Con los mismos permisos que tuviera en la otra, ni más.
- 3
Retirad la otra, sin borrar su histórico
Lo que hizo se queda; lo que se quita es la posibilidad de seguir usándola.
- 4
Y avisadle de cuál usar
Es la mitad del problema: si no lo sabe, volverá a entrar por donde tenga guardada la contraseña.
Ojo con esto
Cuidado con el orden: si retiráis primero la cuenta antigua y esa persona tenía tareas, avisos o expedientes a su nombre, se quedan sin responsable y nadie se entera hasta que algo caduca. Reasignad antes, retirad después — igual que con una baja.
Cómo se evita
Ten en cuenta
El caso de la persona externa que colabora con varias empresas es distinto: ahí es normal que use un solo correo y tenga acceso a varias organizaciones. Eso no son dos cuentas, es una cuenta con varios accesos, y funciona como debe.
›¿Se pueden fusionar las dos cuentas?
Lo que se traslada son los accesos; el histórico de cada una se queda donde se generó.
›¿Ocupan dos plazas?
Mientras las dos estén activas, sí. Es otro motivo para resolverlo pronto.
›¿Y si el correo bueno cambia porque cambia el dominio?
Se actualiza el acceso; no hace falta crear una cuenta nueva.
Un caso real
La situación
Una empleada entra unas veces con su correo personal y otras con el de la empresa.
Qué haces
- Reasignan sus tareas a la cuenta corporativa antes de retirar la otra
- Le confirman con cuál debe entrar
Qué consigues
Deja de perderse avisos y el registro vuelve a atribuir su trabajo a una sola persona.
La situación
Una persona tiene dos cuentas y trabaja con las dos.
Qué haces
- Unifica en una y retira la otra
Qué consigues
El histórico deja de partirse.
La situación
Los expedientes están repartidos entre sus dos cuentas.
Qué haces
- Reasigna todo a la cuenta que se conserva
Qué consigues
Nada se queda huérfano.
La situación
Los avisos llegan a la cuenta que no usa.
Qué haces
- Actualiza el correo en los expedientes
Qué consigues
Los avisos llegan donde se leen.
La situación
Se consume una licencia de más.
Qué haces
- Retira la cuenta duplicada
Qué consigues
La cuenta refleja las personas reales.
La situación
Se borra una cuenta y desaparecen sus acciones del histórico.
Qué haces
- Desactiva en lugar de borrar
Qué consigues
El registro de lo que hizo se conserva.
Este artículo responde a
- un usuario tiene dos cuentas
- entré con otro correo y no veo nada
- unificar cuentas duplicadas
- cambiar el correo de un usuario